Serviço de fax em conformidade com HIPAA e BAA eletrônico
Envie informações de saúde protegidas com HIPAA Secure, BAA da organização antes do envio, armazenamento criptografado e painel protegido. Envios avulsos a partir de $6.50 para 1–10 páginas ou $10 para 11–100.
Ajustes de destino e condições de pagamento aparecem antes do envio. Dados do produto verificados em 8 de outubro de 2026. O HHS não certifica prestadores; a conformidade também depende do cumprimento das obrigações da sua organização.
Está enviando seus próprios registros como pessoa física? Não precisa de BAA. Você pode usar o envio padrão ou escolher privacidade reforçada, com acesso restrito e retenção mais curta. O padrão já criptografa o envio de arquivos e o armazenamento; nenhuma opção garante criptografia de ponta a ponta na rede telefônica ou nos sistemas do destinatário.
Compare BAA e opções de preço ou prepare folha de rosto HIPAA para encaminhamento para sua documentação.
O que torna um serviço de fax compatível com a HIPAA?
Avalie o acordo, as proteções e o fluxo reais. A conformidade com a HIPAA é compartilhada: o serviço trata documentos sob seu BAA, e sua organização controla quem pode enviar, quais dados são adequados e quem está autorizado a receber. Uma etiqueta HIPAA, aplicativo com aparência segura ou rodapé de confidencialidade não é certificação governamental.
O HHS explica relações e contratos com parceiros comerciais. Antes de adotar um serviço, revise o alcance do BAA, subcontratados, resposta a incidentes, acessos e retenção. A tabela relaciona esses pontos aos controles documentados do SingleFax e à função do cliente.
| Controle | SingleFax HIPAA Secure | Sua organização |
|---|---|---|
| Contrato de parceiro comercial | BAA eletrônico da organização antes do envio de informações de saúde protegidas (PHI); acordo firmado disponível para baixar. | Um signatário autorizado assume as obrigações em nome da entidade coberta ou do parceiro comercial correto. |
| Criptografia | TLS na conexão web e criptografia dos documentos armazenados pelo provedor de armazenamento. | Use dispositivos adequados e siga as políticas de acesso e segurança da sua organização. |
| Controles de acesso | Acesso com login, vínculo à organização, verificação de BAA ativo e painel protegido. | Conceda os acessos de forma adequada e mantenha credenciais e dispositivos protegidos. |
| Registros de auditoria | Registros de aceite do BAA, status do fax, datas e horários e evidências de exclusão dos documentos. | Guarde os registros necessários para seu trabalho e confira o resultado real da transmissão. |
| Retenção e exclusão | Retenção operacional curta dos documentos e exclusão automática; BAA e registros obrigatórios de conformidade mantidos separadamente. | Guarde sua própria cópia no prontuário e conheça os termos de retenção. |
| Tratamento de dados | Armazenamento separado de PHI, comprovantes de transmissão da operadora guardados com segurança e metadados de pagamento sem o conteúdo dos documentos. | Use o fluxo HIPAA no site e reduza os identificadores desnecessários nas folhas de rosto e nos arquivos. |
A exigência de BAA no site faz parte do fluxo. Use especificamente HIPAA Secure; não envie PHI pelo padrão supondo que um acordo posterior alterará o tratamento anterior. Quem assina deve poder vincular a entidade indicada; um paciente não pode aceitar o acordo da organização em nome dela.
Enviar PHI por fax viola a HIPAA?
Enviar PHI por fax não é automaticamente uma violação. O HHS permite comunicações de tratamento por fax com proteções razoáveis, incluindo verificar números desconhecidos. Aplique as regras da finalidade e do destinatário e use a relação de serviço adequada quando um prestador tratar PHI pela sua organização.
Confira o destino direto nas instruções atuais ou nos contatos do próprio destinatário. Uma central telefônica ou ramal não é necessariamente um fax. Revise os anexos e retire páginas de outros pacientes. Coloque na folha de rosto apenas os identificadores necessários.
Mesmo quando a transmissão é concluída, enviar ao número errado continua sendo um problema. A confirmação registra o destino e o resultado da transmissão; ela não comprova a autorização nem torna adequada uma divulgação indevida. Se identificar documentos enviados ao destinatário errado, siga os procedimentos de resposta a incidentes da sua organização.
Para envios de saúde, veja enviar fax a um médico ou clínica e mitos e fatos sobre fax HIPAA. A visão geral de conformidade descreve as proteções do SingleFax, o BAA e as obrigações compartilhadas.
Fax HIPAA para envios ocasionais e clínicas
Escolha conforme suas necessidades reais de envio e recebimento. HIPAA Secure avulso permite enviar documentos pela organização sem plano mensal. Planos empresariais adicionam número permanente e páginas compartilhadas; selecione o adicional HIPAA para o fluxo protegido.
| Opção | Preço | O que inclui |
|---|---|---|
| Envio avulso de documentos curtos | $6.50 | 1 a 10 páginas de documentos; um BAA para a organização é necessário |
| Envio avulso de documentos mais longos | $10 | 11 a 100 páginas de documentos; um BAA para a organização é necessário |
| Standard + HIPAA | $10.80/mês ou $108/ano | Franquia mensal de 300 páginas compartilhada entre envio e recebimento, com número de fax permanente |
| Business + HIPAA | $26.80/mês ou $268/ano | Franquia mensal de 1.000 páginas compartilhada entre envio e recebimento, com número de fax permanente |
Standard custa $7.90/mês e o adicional HIPAA $2.90/mês, totalizando $10.80/mês. Na cobrança anual, $79 mais $29 somam $108/ano. A franquia continua sendo renovada mensalmente. Cada página extra custa $0.02; o uso incluído cobre EUA e Canadá, e destinos internacionais podem consumir mais páginas.
Os preços avulsos são valores iniciais por faixas de páginas; o ajuste de destino aparece no cálculo. A folha de rosto criada no formulário web não conta como página faturável; uma folha enviada ou mesclada ao PDF conta. Cada destino tem sua própria transmissão e preço.
Um pedido de envio não inclui número exclusivo para receber. Se uma clínica precisar responder por fax, use um plano para empresas adequado, com HIPAA ativado e BAA vigente. Não informe um número padrão de curta duração supondo que ele oferece recebimento protegido.
Como enviar com HIPAA Secure
Passo 1
Entre na conta e aceite o BAA
Selecione HIPAA Secure no site. Identifique sua organização e obtenha a aceitação do BAA eletrônico por uma pessoa autorizada antes de enviar PHI.
Passo 2
Envie e confira os documentos
Envie o documento assinado, confira as páginas preparadas e verifique o fax direto do destinatário. Adicione apenas os dados de encaminhamento necessários.
Passo 3
Confira o preço e envie
Confira a quantidade de documentos, o ajuste por destino e as condições de pagamento. Conclua o pagamento exigido ou autorize o envio pelo plano ou crédito.
Passo 4
Guarde o resultado final
Confira o resultado final da transmissão no fluxo protegido. As notificações omitem o conteúdo; documentos clínicos e texto pesquisável ficam no painel Secure.
Guarde todos os originais assinados e confira a prévia preparada. Verifique a ordem, assinaturas, bordas cortadas e texto claro. Digitalizar e enviar o arquivo são etapas de preparação; ainda é preciso concluir a revisão e autorizar o envio do fax.
Use o número de fax direto do destinatário e siga as instruções específicas para a capa. Se precisar de um modelo para encaminhar o envio, guia de folhas de rosto HIPAA explica o que incluir e oferece opções gratuitas em PDF e Word. O aviso de confidencialidade não substitui o BAA nem outras medidas de proteção.
Depois do envio, confira o resultado final e as páginas registradas. A entrega do fax não significa que um encaminhamento, pedido ou autorização foi aceito. Siga o processo de confirmação do destinatário e evite duplicar documentos enquanto o envio anterior estiver em processamento.
Condições de pagamento, linhas ocupadas e falhas de entrega
O pagamento com cartão faz uma reserva temporária de autorização. Confira as condições do destino e as dúvidas de preços antes de confirmar. O banco pode levar um tempo para liberar a reserva pendente.
Leia as condições do destino específico antes de confirmar. Envios com crédito ou incluídos no plano seguem suas regras de uso e cobrança; a mensalidade não é uma reserva por fax. Veja os termos completos em página de preços e política de reembolso.
O tempo depende dos documentos e do destinatário. Linhas ocupadas e novas tentativas podem prolongar o envio; confirmação de arquivo ou pagamento não é o resultado final. Revise o pedido antes de tentar de novo. Se algumas páginas chegaram, combine com o destinatário se deve reenviar tudo ou só o que faltou.
Posso obter um número HIPAA gratuito?
O número gratuito de 24 horas do SingleFax é um produto de recebimento padrão. Não inclui o fluxo BAA de HIPAA Secure e não deve ser usado como caixa protegida da organização. Para isso, escolha um plano empresarial com o adicional HIPAA e BAA ativo.
Ao comparar ofertas gratuitas, confira se incluem BAA assinado, recebimento protegido, usuários necessários e destinos atendidos. Download gratuito de aplicativo, franquia limitada de envio e número gratuito são ofertas diferentes. Um período de teste também pode ter cobrança depois.
Nosso comparativo de prestadores HIPAA diferencia as opções com BAA verificado e os períodos de cobrança. Compare o plano mínimo que realmente atende ao seu fluxo de trabalho, em vez de um plano básico de consumo sem acordo verificado.
Fax HIPAA por e-mail exige proteções próprias
Um canal comum de e-mail não é automaticamente um fluxo HIPAA. send@fax.delivery, WhatsApp, extensão para Chrome, MCP e API pública são separados do HIPAA Secure no site. Use o site para PHI enviada em nome de uma entidade ou parceiro comercial sujeito à HIPAA.
Ao comparar fax por e-mail protegido, verifique se o acordo cobre o canal e se sua caixa, usuários e notificações estão configurados adequadamente. Criptografia em uma página não garante proteção em cada etapa do e-mail ou dos anexos.
O fluxo protegido do SingleFax mantém o conteúdo e o texto pesquisável no painel Secure. As notificações não enviam esse conteúdo clínico por e-mail. Usuários autorizados devem acessar o documento protegido diretamente, sem encaminhá-lo a uma caixa compartilhada comum.
Retenção de documentos e seus registros
Os arquivos do modo HIPAA, inclusive PDFs de prévia da operadora guardados como comprovantes, seguem retenção operacional curta e exclusão automática. Baixe os comprovantes necessários antes do fim do prazo. Acordos e registros de conformidade são separados dos arquivos temporários. O BAA documentado mantém os registros obrigatórios por pelo menos seis anos e descreve obrigações de devolução ou destruição e exceções.
Mantenha o registro clínico da sua organização e a cópia exata enviada. Não use um serviço de transmissão como único arquivo permanente de prontuários. Guarde o resultado necessário e saiba quando termina o acesso temporário.
Consulte visão geral de conformidade e BAA sobre subcontratados, notificação de incidentes, pedidos de acesso, retenção e deveres do cliente. Sua equipe continua responsável pela divulgação adequada, destinatários autorizados, acesso de funcionários e registros obrigatórios.