Política de Privacidade do SingleFax

O SingleFax é operado por Monocube LLC, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA. Para dúvidas sobre privacidade, escreva para info@singlefax.com.

Para fins do GDPR e do UK GDPR, a Monocube LLC é a controladora dos dados pessoais tratados para fornecer o SingleFax, exceto quando tratamos dados apenas conforme instruções escritas de um cliente em um contrato específico por escrito, como o modo HIPAA Secure sob um contrato de parceiro comercial (BAA).

Coletamos o necessário para enviar e receber fax, processar pagamentos, proteger sua conta e prestar suporte. Os detalhes dependem de como você usa o SingleFax: envio sem conta, conta conectada, número de fax, API ou suporte.

Acessamos informações pessoais para operar o SingleFax, prestar suporte e proteger o serviço. Só as divulgamos conforme descrito nesta política.

Compartilhamos informações com os prestadores listados abaixo para que as tratem em nosso nome. Também podemos divulgá-las a entidades afiliadas que ajudem a operar o serviço, a assessores profissionais sujeitos a sigilo ou quando a lei exigir, por exemplo, diante de um procedimento legal válido ou para proteger pessoas contra danos graves.

Não vendemos informações pessoais nem as compartilhamos para publicidade comportamental entre contextos, conforme esses termos são definidos na legislação da Califórnia.

Usamos os seguintes operadores de dados e prestadores de serviços. Eles recebem apenas o necessário para executar o trabalho em nosso nome.

Também usamos fornecedores de telecomunicações e conversão quando necessário para transmitir um fax. Eles recebem os números de destino e os documentos necessários para concluir a transmissão. Não listamos os nomes das operadoras aqui.

Se você usa nosso serviço de envio do Formulário 5472, pode, com seu consentimento, conectar uma conta bancária empresarial pelo Plaid (produto Transactions). Se preferir, pode enviar extratos bancários. Ao conectar pelo Plaid, a política de privacidade do Plaid também se aplica: Política de Privacidade do Plaid para Usuários Finais.

Consultamos as transações de apenas um ano fiscal, exclusivamente para sugerir quais transações com partes relacionadas devem ser declaradas. Você revisa e confirma essas sugestões. Não movimentamos dinheiro, não tomamos decisões sobre concessão de crédito, não vendemos dados bancários nem os usamos para publicidade.

Os tokens de acesso do Plaid são criptografados e mantidos apenas enquanto sua conta bancária estiver conectada. Nós os revogamos pelo Plaid (/item/remove) e os excluímos quando você desconecta a conta bancária, quando solicita a exclusão, ao encerrar sua conta do SingleFax ou após 90 dias sem uso dos tokens.

Transações e extratos são excluídos 90 dias após a entrega da sua declaração, a menos que você opte por mantê-los como registros (por até 7 anos).

Você pode desconectar sua conta bancária ou solicitar a exclusão dos dados a qualquer momento. Escreva para info@singlefax.com. Concluímos a exclusão em até 30 dias após a solicitação.

Usamos cookies e tecnologias semelhantes necessários para entrar na conta, manter a sessão e proteger o site, incluindo cookies de segurança do Cloudflare. Eles são essenciais para operar o SingleFax.

Também usamos Rybbit para analisar visualizações de página e eventos do produto, carregado do nosso próprio site, e PostHog para análise, controles de funcionalidades e relatórios de erros do cliente. O PostHog pode registrar visualizações, cliques selecionados e exceções técnicas. Configuramos a ferramenta para não capturar valores digitados em campos que possam conter e-mails ou números de fax.

Usamos Crisp no chat de suporte. O chat usa cookies para manter a conversa disponível entre visitas. O Crisp recebe mensagens e dados de contato fornecidos no chat. Quando você está conectado, também compartilhamos seu e-mail e identificador de usuário do SingleFax para o suporte localizar sua conta. Seu e-mail é usado como nome de exibição no chat.

E-mails de atualização, marketing e avisos de fax recebido podem incluir uma pequena imagem de rastreamento de abertura e redirecionamentos, conforme descrito. Atualmente, não exibimos um banner separado de consentimento de cookies. O navegador pode bloquear alguns cookies e pixels. Bloquear cookies essenciais pode impedir o login.

A Monocube LLC está estabelecida nos Estados Unidos. Informações pessoais podem ser tratadas nos EUA e na União Europeia. A aplicação e o banco de dados nos EUA são hospedados na Amazon Web Services; a aplicação na UE é hospedada na Hetzner. Alguns operadores listados também podem tratar dados em outros países onde atuam.

Quando transferimos informações pessoais do EEE ou do Reino Unido para os EUA ou outro país que possa não oferecer proteção equivalente, usamos salvaguardas adequadas. Em geral, elas incluem as Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão Europeia e, quando exigido pela lei britânica, o Adendo de Transferência Internacional de Dados do Reino Unido, além das medidas contratuais e técnicas adotadas com nossos prestadores. Esta política não afirma que temos uma certificação específica de adequação.

Se você estiver no EEE ou no Reino Unido, tratamos informações pessoais com as seguintes bases legais.

Você tem direito a solicitar acesso, correção, exclusão, restrição ou portabilidade de seus dados pessoais e a se opor ao tratamento baseado em interesses legítimos. Quando usamos consentimento, você pode retirá-lo. Para exercer esses direitos, escreva para info@singlefax.com. Podemos precisar verificar sua identidade antes de agir. Responderemos no prazo exigido pela legislação aplicável.

Você também pode reclamar a uma autoridade supervisora. No Reino Unido, é o Information Commissioner's Office. No EEE, procure a autoridade local de proteção de dados. Esperamos que fale conosco primeiro para tentarmos ajudar.

Para saber mais sobre cada categoria de dados pessoais, finalidade e terceiros a quem divulgamos informações, veja O que coletamos e por quê e Quando acessamos ou divulgamos suas informações nesta página.

E-mails de atualização ou marketing podem conter uma pequena imagem para identificar a abertura e links redirecionados por singlefax.com para registrar cliques. Você pode cancelar a inscrição pelo link do e-mail ou escrevendo para info@singlefax.com. Respeitamos os pedidos de descadastro nos próximos e-mails de marketing. Recibos transacionais de fax na fila, entregue ou com falha continuam iguais.

A CCPA também permite limitar o uso ou a divulgação de “informações pessoais sensíveis”, conforme sua definição, quando usadas para certas finalidades. Não usamos nem divulgamos informações sensíveis além das finalidades empresariais para as quais a CCPA não permite recusa.

Veja Seus direitos sobre suas informações para conhecer os demais direitos previstos na legislação da Califórnia e como exercê-los.

Retenção das suas informações pessoais: Veja Retenção das suas informações nesta página.

Dependendo de onde você reside, pode ter alguns ou todos os seguintes direitos sobre os dados pessoais que mantemos a seu respeito.

• Informação e acesso: perguntar quais dados pessoais coletamos, usamos e divulgamos.
• Exclusão: solicitar a exclusão de dados pessoais, respeitadas as exceções, como transmissões concluídas, segurança ou registros legais.
• Correção: solicitar a correção de dados pessoais incorretos.
• Recusa de venda ou compartilhamento: não vendemos nem compartilhamos dados pessoais conforme a definição da CCPA; portanto, não há atividade a recusar atualmente.
• Limitação do uso de informações sensíveis: usamos informações sensíveis apenas para as finalidades empresariais descritas nesta política.
• Não discriminação: não negaremos o serviço nem cobraremos um preço diferente por você exercer um direito de privacidade.

Para exercer esses direitos, escreva para info@singlefax.com usando o e-mail da sua conta, caso tenha uma. Podemos precisar verificar sua identidade. Um agente autorizado pode fazer o pedido se você fornecer autorização assinada ou procuração; ainda assim, podemos precisar confirmar o pedido com você. Responderemos no prazo exigido pela legislação aplicável.

Mantemos dados pessoais apenas pelo tempo necessário para fornecer o SingleFax, cumprir obrigações legais ou fiscais ou resolver disputas. Quando deixam de ser necessários, excluímos ou anonimizamos. Os prazos exatos variam por tipo de registro e não estão todos listados aqui.

• Documentos de fax do serviço padrão: são armazenados para concluir a entrega e permitir o acesso pelo painel. Você pode excluir os faxes. Também excluímos ou anonimizamos documentos quando uma conta é encerrada e eles deixam de ser necessários para operar o serviço ou cumprir uma obrigação legal.
• Falhas no processamento de documentos: se um documento enviado não puder ser processado, podemos manter uma cópia privada por até 30 dias para investigar a falha. O acesso é restrito a administradores autorizados e os downloads são auditados. Depois, a cópia é excluída automaticamente. Essa retenção de diagnóstico também se aplica a envios com falha em HIPAA Secure e privacidade reforçada.
• Números de fax gratuitos de 24 horas: são reutilizados após um prazo de recuperação sem atividade, cerca de 3 dias depois do período de 24 horas. Outro cliente pode receber um fax enviado a um número que você já não mantém. Não use esse produto para PHI. Veja números de fax gratuitos.
• Descadastros de marketing e devoluções permanentes: são mantidos para não enviarmos novos e-mails após seu descadastro ou uma devolução permanente.
• Dados da conta: excluídos ou anonimizados em até 30 dias após o encerramento da conta, exceto registros que a lei nos obriga a manter.
• Registros de pagamento: mantidos por 7 anos para fins fiscais e contábeis e depois excluídos ou anonimizados.
• Dados bancários (serviço do Formulário 5472): os tokens de acesso do Plaid são excluídos quando você desconecta a conta bancária, quando solicita a exclusão, ao encerrar sua conta do SingleFax ou após 90 dias sem uso dos tokens. Transações e extratos são excluídos 90 dias após a entrega da declaração, a menos que você opte por mantê-los como registros (por até 7 anos).
• HIPAA Secure e privacidade reforçada para uso pessoal: os arquivos dos documentos são eliminados em um prazo operacional curto, normalmente 24 horas, preservando transmissões e recuperações em andamento. O BAA e os registros obrigatórios de conformidade são mantidos por cerca de seis anos. Os detalhes estão na página de conformidade com a HIPAA, não nesta política.

Quem envia os próprios registros de saúde ou atua como representante pessoal autorizado pode usar o envio padrão sem um BAA da HIPAA. A privacidade reforçada é uma melhoria opcional paga: $6.50 para 1–10 páginas faturáveis ou $10 para 11–100, mais o ajuste de destino indicado no preço. Ela oferece retenção mais curta dos documentos, notificações que preservam a privacidade e comprovantes de transmissão armazenados com segurança. A melhoria pessoal não firma um BAA, não transforma você em uma entidade sujeita à HIPAA nem vincula a clínica destinatária.

Se você envia informações de pacientes em nome de um prestador ou parceiro comercial sujeito à HIPAA, inclusive como empresário individual, deve escolher HIPAA Secure e obter a aceitação do BAA por uma pessoa autorizada antes de enviar os arquivos. A exigência depende da função em que você atua, não da identificação da conta ou de uma classificação automática do documento. A privacidade reforçada para uso pessoal não substitui o BAA para serviços de saúde.

Nos arquivos enviados pela opção padrão do site, podemos extrair texto e usar classificação automática para exibir um aviso de que o documento pode conter informações de saúde. A verificação pode deixar de identificar documentos ou classificá-los incorretamente. Ela não determina sua condição jurídica, não ativa automaticamente uma opção premium, não muda o preço nem certifica conformidade. O aviso armazena o resultado da classificação, sem reter uma transcrição OCR. Envios Secure não passam por essa classificação orientativa. Qualquer processamento concluído antes de você escolher uma melhoria continua sujeito à política vigente naquele momento; um BAA posterior não cobre retroativamente o processamento anterior.

Nenhuma opção garante criptografia de ponta a ponta na transmissão por fax, entrega à pessoa pretendida ou controle sobre o tratamento do fax pelo destinatário. Confira o destino e sua autorização para enviar o documento. Os arquivos enviados pela opção padrão também contam com proteção no transporte e no armazenamento; a melhoria não significa que o envio padrão não tenha criptografia.

Não use números gratuitos ou reutilizados para PHI. Não envie PHI por MCP, MPP, API pública ou extensão para Chrome. Para o serviço HIPAA e o BAA, veja conformidade com a HIPAA e Fax HIPAA. Esta política não é um aviso de práticas de privacidade nem um BAA.

A extensão para Chrome do SingleFax lê apenas o PDF escolhido ou a URL de um PDF na aba acionada pela barra de ferramentas. Ela não mantém os bytes do documento no armazenamento da extensão. O PDF é enviado diretamente ao armazenamento temporário do SingleFax por uma URL pré-assinada de curta duração. Arquivos temporários abandonados são excluídos pelo ciclo existente de um dia. Após o pagamento, valem o processamento e a retenção normais do SingleFax.

As permissões temporárias de envio ficam brevemente na memória de sessão da extensão e no armazenamento de sessão do site, sendo removidas quando utilizadas ou expiradas. A extensão não tem SDK de análise. Valores limitados e seguros de origem, entrada, versão e erro podem passar pelos endpoints do SingleFax. Pagamentos e sessões de conta ocorrem em singlefax.com. A extensão não é o modo Secure e não deve ser usada para PHI.

A extensão não mantém os dados do arquivo no dispositivo. Após o envio, o SingleFax armazena e processa o documento conforme esta política. Não afirmamos que o conteúdo dos faxes nunca seja armazenado.