SingleFax-Datenschutzerklärung

SingleFax wird von Monocube LLC, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA, betrieben. Bei Datenschutzfragen schreiben Sie an info@singlefax.com.

Im Sinne der DSGVO und der UK GDPR ist Monocube LLC für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung von SingleFax verantwortlich. Dies gilt nicht, wenn wir Daten aufgrund einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung ausschließlich nach dokumentierter Weisung eines Kunden verarbeiten, etwa bei HIPAA Secure Mode im Rahmen eines Business Associate Agreement.

Wir erheben die Daten, die wir zum Senden und Empfangen von Faxen, zur Zahlungsabwicklung, zum Schutz Ihres Kontos und für den Support benötigen. Welche Daten dies sind, hängt davon ab, wie Sie SingleFax nutzen: als Gast, mit einem Konto, einer Faxnummer, über die API oder über den Support.

Wir greifen auf personenbezogene Daten zu, um SingleFax zu betreiben, Sie zu unterstützen und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten. Wir geben sie ausschließlich wie in dieser Erklärung beschrieben weiter.

Wir teilen Daten mit den unten aufgeführten Dienstleistern, damit diese sie in unserem Auftrag verarbeiten können. Eine Weitergabe kann auch an verbundene Unternehmen erfolgen, die den Dienst mitbetreiben, an zur Vertraulichkeit verpflichtete Berater oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa bei einem rechtsgültigen behördlichen Verfahren oder zum Schutz vor schwerwiegenden Schäden.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie auch nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung im Sinne des kalifornischen Rechts weiter.

Wir nutzen die folgenden Auftragsverarbeiter und Dienstleister. Sie erhalten ausschließlich die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten.

Bei Bedarf setzen wir außerdem Telekommunikations- und Konvertierungsdienstleister für die Faxübertragung ein. Diese erhalten die Zielnummern und Dokumentdateien, die für die Übertragung erforderlich sind. Die Namen der Telefonieanbieter führen wir hier nicht auf.

Wenn Sie unseren Service zur Einreichung von Formular 5472 nutzen, können Sie mit Ihrer Einwilligung ein Geschäftskonto über Plaid (Produkt Transactions) verknüpfen. Alternativ können Sie Kontoauszüge hochladen. Bei einer Verknüpfung über Plaid gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Plaid: Plaid-Datenschutzerklärung für Endnutzer.

Wir rufen die Transaktionsdaten eines einzigen Steuerjahres ab und verwenden sie ausschließlich, um Ihnen möglicherweise meldepflichtige Transaktionen mit nahestehenden Personen oder Unternehmen zur Prüfung und Bestätigung vorzuschlagen. Wir führen keine Geldtransfers durch, treffen keine Kreditentscheidungen, verkaufen keine Bankdaten und nutzen sie nicht für Werbung.

Plaid-Zugriffstoken werden verschlüsselt und nur gespeichert, solange Ihr Bankkonto verknüpft ist. Wir widerrufen sie über Plaid (/item/remove) und löschen sie, wenn Sie die Verknüpfung aufheben, uns dazu auffordern, Ihr SingleFax-Konto schließen oder die Token 90 Tage lang nicht genutzt wurden.

Transaktionsdaten und Kontoauszüge werden 90 Tage nach Zustellung Ihrer Steuererklärung gelöscht, sofern Sie sich nicht dafür entscheiden, sie als Unterlagen aufzubewahren (bis zu 7 Jahre).

Sie können die Verknüpfung Ihres Bankkontos jederzeit aufheben oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Schreiben Sie dazu an info@singlefax.com. Wir kommen Löschanfragen innerhalb von 30 Tagen nach.

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, die zur Anmeldung, zum Aufrechterhalten einer Sitzung und zum Schutz der Website erforderlich sind, einschließlich Cloudflare-Sicherheitscookies. Sie sind für den Betrieb von SingleFax notwendig.

Darüber hinaus nutzen wir Rybbit für Produktanalysen (Seitenaufrufe und Produktaktionen, die über unsere eigene Website erfasst werden) sowie PostHog für Produktanalysen, Funktionsschalter und clientseitige Fehlerberichte. PostHog kann Seitenaufrufe, ausgewählte Klicks und technische Ausnahmen erfassen. Wir konfigurieren es so, dass Eingaben in Formularfelder, die E-Mail-Adressen oder Faxnummern enthalten können, nicht aufgezeichnet werden.

Für den Support-Chat verwenden wir Crisp. Dessen Chatfenster nutzt Cookies, um Ihre Unterhaltung auch bei späteren Besuchen verfügbar zu halten. Crisp erhält die von Ihnen im Chat angegebenen Nachrichten und Kontaktdaten. Wenn Sie angemeldet sind, übermitteln wir außerdem Ihre Konto-E-Mail-Adresse und SingleFax-Benutzer-ID, damit der Support Ihr Konto zuordnen kann. Ihre E-Mail-Adresse dient als Anzeigename im Chat.

E-Mails zu Produktneuigkeiten, Werbung und eingehenden Faxen können wie oben beschrieben ein kleines Tracking-Bild und Linkumleitungen enthalten. Derzeit zeigen wir kein gesondertes Banner zur Cookie-Einwilligung an. Browser-Einstellungen können manche Cookies und Tracking-Pixel blockieren. Werden notwendige Cookies blockiert, kann die Anmeldung beeinträchtigt werden.

Monocube LLC hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Personenbezogene Daten können in den USA und in der Europäischen Union verarbeitet werden. Für das Hosting von Anwendung und Datenbank in den USA nutzen wir Amazon Web Services; das Anwendungshosting in der EU erfolgt bei Hetzner. Einige der oben genannten Dienstleister können Daten auch in anderen Ländern verarbeiten, in denen sie tätig sind.

Wenn wir personenbezogene Daten aus dem EWR oder dem Vereinigten Königreich in die USA oder ein anderes Land übermitteln, dessen Schutzniveau möglicherweise nicht als gleichwertig anerkannt wird, setzen wir geeignete Schutzmaßnahmen ein. Dazu gehören in der Regel die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit nach britischem Recht erforderlich, das britische International Data Transfer Addendum sowie vertragliche und technische Maßnahmen mit unseren Anbietern. Mit dieser Erklärung beanspruchen wir keine bestimmte Angemessenheitszertifizierung.

Für Personen im EWR oder im Vereinigten Königreich verarbeiten wir personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an info@singlefax.com. Gegebenenfalls müssen wir zuvor Ihre Identität prüfen. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Im Vereinigten Königreich ist dies das Information Commissioner’s Office. Im EWR können Sie sich an Ihre örtliche Datenschutzbehörde wenden. Wir würden uns freuen, wenn Sie zuerst uns kontaktieren, damit wir versuchen können, Ihr Anliegen zu klären.

Weitere Informationen zu den Datenkategorien, Verwendungszwecken und Empfängern finden Sie unter Welche Daten wir erheben und warum und Wann wir auf Ihre Daten zugreifen oder sie weitergeben auf dieser Seite.

Bei Produktneuigkeiten oder Marketing-E-Mails können wir über ein kleines Tracking-Bild erkennen, ob die Nachricht geöffnet wurde, und über auf singlefax.com umgeleitete Links feststellen, welche Links angeklickt wurden. Sie können sich jederzeit über den Link in der E-Mail oder unter info@singlefax.com abmelden. Wir berücksichtigen Ihre Abmeldung bei künftigen Marketing-E-Mails. Transaktionsbelege zu wartenden, zugestellten oder fehlgeschlagenen Faxen bleiben davon unberührt.

Der CCPA erlaubt Ihnen auch, die Nutzung oder Offenlegung „sensibler personenbezogener Daten“ im Sinne dieses Gesetzes zu beschränken, wenn sie für bestimmte Zwecke verwendet werden. Wir nutzen oder übermitteln solche Daten jedoch ausschließlich für betriebliche Zwecke, für die der CCPA kein Widerspruchsrecht vorsieht.

Ihre zusätzlichen Rechte nach kalifornischem Recht und deren Ausübung sind unter Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten beschrieben.

Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten: Siehe Speicherdauer Ihrer Daten auf dieser Seite.

Je nach Wohnort stehen Ihnen einige oder alle der folgenden Rechte bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu.

• Auskunft/Zugang: Erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir erhoben, verwendet und weitergegeben haben.
• Löschung: Beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen, etwa für abgeschlossene Übertragungen, Sicherheits- oder gesetzlich erforderliche Unterlagen.
• Berichtigung: Lassen Sie unrichtige personenbezogene Daten korrigieren.
• Widerspruch gegen Verkauf oder Weitergabe: Wir verkaufen oder teilen personenbezogene Daten nicht im Sinne des CCPA; derzeit gibt es daher nichts abzulehnen.
• Beschränkung der Nutzung sensibler personenbezogener Daten: Wir verwenden sensible personenbezogene Daten ausschließlich für die in dieser Erklärung beschriebenen betrieblichen Zwecke.
• Keine Benachteiligung: Die Ausübung eines Datenschutzrechts führt weder zur Verweigerung unserer Leistung noch zu einem anderen Preis.

Schreiben Sie zur Ausübung dieser Rechte an info@singlefax.com, nach Möglichkeit von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Gegebenenfalls müssen wir Ihre Identität prüfen. Ein Bevollmächtigter kann mit Ihrer unterschriebenen Zustimmung oder einer Vollmacht einen Antrag stellen; möglicherweise müssen wir ihn dennoch bei Ihnen bestätigen lassen. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für SingleFax, gesetzliche oder steuerliche Pflichten oder die Klärung von Streitfällen benötigen. Danach löschen oder anonymisieren wir sie. Die genaue Dauer hängt von der Art der Unterlagen ab und wird hier nicht für jede Kategorie aufgeführt.

• Faxdokumente (Standarddienst): Sie werden gespeichert, damit wir die Zustellung abschließen und Sie sie im Kundenkonto abrufen können. Sie können Faxe löschen. Auch bei einer Kontoschließung löschen oder anonymisieren wir Dokumente, sobald wir sie weder für den Betrieb noch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen.
• Fehlgeschlagene Dokumentverarbeitung: Lässt sich eine hochgeladene Datei nicht verarbeiten, können wir zur Fehleranalyse bis zu 30 Tage eine nicht öffentlich zugängliche Kopie aufbewahren. Nur berechtigte Administratoren haben Zugriff; Downloads werden protokolliert. Anschließend wird die Kopie automatisch gelöscht. Diese diagnostische Aufbewahrung gilt auch bei fehlgeschlagenen Uploads für HIPAA Secure und Enhanced Privacy.
• Kostenlose Faxnummern für 24 Stunden: Sie werden nach einer Sperrfrist erneut vergeben, etwa 3 Tage nach Ablauf der 24 Stunden. Ein späterer Kunde kann Faxe empfangen, die an eine nicht mehr Ihnen zugeteilte Nummer gesendet werden. Verwenden Sie dieses Angebot nicht für geschützte Gesundheitsdaten (PHI). Siehe kostenlose Faxnummern.
• Marketing-Abmeldungen und dauerhaft unzustellbare E-Mails: Diese Angaben werden gespeichert, damit wir Ihnen nach einer Abmeldung oder dauerhaften Unzustellbarkeit keine weiteren E-Mails senden.
• Kontodaten: werden innerhalb von 30 Tagen nach Schließung des Kontos gelöscht oder anonymisiert. Ausgenommen sind Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.
• Zahlungsunterlagen: werden für Steuer- und Buchhaltungszwecke 7 Jahre lang aufbewahrt und danach gelöscht oder anonymisiert.
• Bankdaten (Service zur Einreichung von Formular 5472): Plaid-Zugriffstoken werden gelöscht, wenn die Verknüpfung des Bankkontos aufgehoben wird, Sie dies verlangen, Ihr SingleFax-Konto geschlossen wird oder die Token 90 Tage lang nicht genutzt wurden. Transaktionsdaten und Kontoauszüge werden 90 Tage nach Zustellung der Steuererklärung gelöscht, sofern Sie sich nicht dafür entscheiden, sie als Unterlagen aufzubewahren (bis zu 7 Jahre).
• HIPAA Secure und Enhanced Privacy für Privatnutzer: Dokumentdateien werden nach kurzer betrieblicher Aufbewahrung gelöscht, normalerweise nach 24 Stunden; laufende Übertragungen und Wiederherstellungen bleiben geschützt. BAA-Vereinbarungen und erforderliche Compliance-Unterlagen werden etwa sechs Jahre aufbewahrt. Einzelheiten stehen auf der Seite HIPAA-Konformität, nicht in dieser Erklärung.

Privatpersonen, die eigene Gesundheitsunterlagen senden oder als bevollmächtigte persönliche Vertreter handeln, dürfen den Standardversand ohne HIPAA-BAA nutzen. Erweiterter Datenschutz ist eine optionale kostenpflichtige Zusatzleistung: $6.50 für 1–10 abrechenbare Seiten oder $10 für 11–100, zuzüglich angezeigter Zielzuschläge. Sie umfasst kürzere Dokumentenaufbewahrung, datensparsame Benachrichtigungen und sicher gespeicherte Sendeberichte. Ein persönliches Upgrade schließt keine BAA ab, macht Sie nicht zu einer HIPAA-verpflichteten Einrichtung und bindet die empfangende Praxis nicht.

Wenn Sie Patientendaten im Auftrag eines HIPAA-verpflichteten Leistungserbringers oder Geschäftspartners senden, auch als Einzelunternehmer, müssen Sie HIPAA Secure wählen und vor dem Upload eine berechtigte Person die BAA akzeptieren lassen. Entscheidend ist Ihre Rolle, nicht Ihre Kontobezeichnung oder eine automatische Dokumentenklassifizierung. Persönlicher erweiterter Datenschutz ersetzt die BAA für das Gesundheitswesen nicht.

Bei normalen Website-Uploads können wir Text extrahieren und automatisch klassifizieren, um auf mögliche Gesundheitsdaten hinzuweisen. Die Prüfung kann Dokumente übersehen oder falsch einordnen. Sie bestimmt weder Ihre rechtliche Rolle noch aktiviert sie automatisch eine Premiumoption, ändert Ihren Preis oder bescheinigt Konformität. Der Hinweis speichert ein Klassifizierungsergebnis, kein dauerhaftes OCR-Transkript. Sichere Sendungen überspringen diese beratende Klassifizierung. Verarbeitung vor Ihrer Upgrade-Auswahl unterliegt weiterhin der damals geltenden Richtlinie. Eine später abgeschlossene BAA gilt nicht rückwirkend für frühere Verarbeitung.

Keine der Optionen verspricht Ende-zu-Ende-verschlüsselte Faxübertragung, Zustellung an die beabsichtigte Person oder Kontrolle über den Umgang des Empfängers mit dem Fax. Prüfen Sie Ziel und Versandbefugnis. Auch Standard-Uploads verfügen über Schutz bei Übertragung und Speicherung; das Upgrade bedeutet nicht, dass Standardversand unverschlüsselt wäre.

Verwenden Sie keine kostenlosen oder erneut vergebenen Faxnummern für PHI. Senden Sie PHI nicht über MCP, MPP, die öffentliche API oder die Chrome-Erweiterung. Informationen zum HIPAA-Angebot und zum BAA finden Sie unter HIPAA-Konformität und HIPAA-Fax. Diese Datenschutzerklärung ist weder eine Notice of Privacy Practices noch ein BAA.

Die SingleFax-Erweiterung für Chrome liest nur eine von Ihnen ausgewählte PDF-Datei oder die PDF-URL eines Tabs, für den Sie die Erweiterung über die Symbolleiste aufrufen. Sie speichert die Dokumentdaten nicht dauerhaft im Erweiterungsspeicher. Die gewählte PDF wird über eine kurzlebige vorsignierte URL direkt in den Zwischenspeicher von SingleFax hochgeladen. Nicht weiterverwendete Dateien werden nach der bestehenden Eintagesregel gelöscht. Nach dem Checkout gelten die regulären Verarbeitungs- und Aufbewahrungsregeln von SingleFax.

Kurzlebige Uploadberechtigungen werden vorübergehend im Sitzungsspeicher der Erweiterung und der Website gehalten und bei Übernahme oder Ablauf entfernt. Die Erweiterung selbst enthält kein Analyse-SDK. Unkritische Kennwerte zu Quelle, Einstiegspunkt, Version und Fehlerart können an SingleFax-Endpunkte übermittelt werden. Checkout und Kontositzungen finden auf singlefax.com statt. Die Erweiterung ist kein Secure Mode und darf nicht für PHI verwendet werden.

Die Erweiterung speichert Dokumentdaten nicht dauerhaft lokal. Nach dem Upload speichert und verarbeitet SingleFax das Dokument gemäß dieser Erklärung. Wir behaupten nicht, dass Faxinhalte niemals gespeichert werden.