Política de privacidad de SingleFax

SingleFax está operado por Monocube LLC, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA. Para consultas sobre privacidad, escribe a info@singlefax.com.

A efectos del RGPD y del RGPD del Reino Unido, Monocube LLC es responsable del tratamiento de la información personal utilizada para prestar SingleFax, salvo cuando tratamos datos únicamente siguiendo las instrucciones escritas de un cliente en un acuerdo específico por escrito; por ejemplo, el modo HIPAA Secure con un acuerdo de socio comercial (BAA).

Recogemos lo necesario para enviar y recibir faxes, gestionar pagos, proteger tu cuenta y prestarte ayuda. Los detalles dependen de cómo uses SingleFax: envío sin cuenta, cuenta registrada, número de fax, API o soporte.

Accedemos a la información personal para operar SingleFax, prestarte ayuda y proteger el servicio. Solo la divulgamos según lo descrito en esta política.

Compartimos información con los proveedores indicados a continuación para que la traten por nuestra cuenta. También podemos divulgarla a entidades afiliadas que ayuden a operar el servicio, a asesores profesionales sujetos a confidencialidad o cuando la ley lo exija; por ejemplo, ante un procedimiento legal válido o para proteger a las personas de daños graves.

No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos, según el significado de esos términos en la legislación de California.

Usamos los siguientes encargados del tratamiento y proveedores de servicios. Solo reciben lo necesario para desempeñar su trabajo por nuestra cuenta.

También usamos proveedores de telecomunicaciones y conversión cuando son necesarios para transmitir un fax. Reciben los números de destino y los documentos necesarios para completar la transmisión. No enumeramos aquí los nombres de los operadores.

Si usas nuestro servicio de presentación del Formulario 5472, puedes conectar, con tu consentimiento, una cuenta bancaria empresarial a través de Plaid (producto Transactions). Si lo prefieres, puedes subir extractos bancarios. Al conectar con Plaid, también se aplica la política de privacidad de Plaid: Política de privacidad para usuarios finales de Plaid.

Consultamos las transacciones de un solo año fiscal únicamente para proponerte las transacciones con partes relacionadas que deban declararse. Tú las revisas y confirmas. No realizamos transferencias de dinero, no tomamos decisiones sobre la concesión de créditos, no vendemos datos bancarios ni los usamos para publicidad.

Los tokens de acceso de Plaid se cifran y se conservan solo mientras tu cuenta bancaria esté conectada. Los revocamos a través de Plaid (/item/remove) y los eliminamos cuando desconectas tu cuenta bancaria, cuando lo solicitas, al cerrar tu cuenta de SingleFax o tras 90 días sin utilizar los tokens.

Las transacciones y los extractos se eliminan 90 días después de entregar tu declaración, salvo que elijas conservarlos como registros (hasta 7 años).

Puedes desconectar tu cuenta bancaria o solicitar la eliminación de tus datos en cualquier momento. Escribe a info@singlefax.com. Eliminamos los datos en un plazo de 30 días desde tu solicitud.

Usamos cookies y tecnologías similares necesarias para iniciar sesión, mantenerla y proteger la web, incluidas las cookies de seguridad de Cloudflare. Son esenciales para el funcionamiento de SingleFax.

También usamos Rybbit para analizar visitas y eventos del producto, cargado desde nuestra propia web, y PostHog para analítica, indicadores de funciones e informes de errores del cliente. PostHog puede registrar visitas, determinados clics y excepciones técnicas. Lo configuramos para no capturar los valores escritos en campos que puedan contener correos o números de fax.

Usamos Crisp para el chat de soporte. El chat usa cookies para que la conversación siga disponible en futuras visitas. Crisp recibe los mensajes y datos de contacto que facilitas en el chat. Si has iniciado sesión, también compartimos el correo de tu cuenta y tu identificador de usuario de SingleFax para que soporte identifique tu cuenta. Usamos tu correo como nombre visible en el chat.

Los correos de novedades, marketing y avisos de fax recibido pueden incluir una pequeña imagen de seguimiento de apertura y redirecciones de enlaces, según lo explicado. Actualmente no mostramos un aviso independiente para aceptar cookies. El navegador permite bloquear algunas cookies y píxeles. Bloquear las cookies esenciales puede impedir el inicio de sesión.

Monocube LLC está establecida en Estados Unidos. La información personal puede tratarse en Estados Unidos y en la Unión Europea. El alojamiento de la aplicación y la base de datos en Estados Unidos utiliza Amazon Web Services; el alojamiento de la aplicación en la UE utiliza Hetzner. Algunos encargados indicados también pueden tratar datos en otros países donde operan.

Cuando transferimos información personal del EEE o del Reino Unido a Estados Unidos u otro país que podría no ofrecer un nivel de protección equivalente, recurrimos a garantías adecuadas. Normalmente incluyen las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea y, cuando lo exige la legislación británica, el anexo del Reino Unido para transferencias internacionales, junto con las medidas contractuales y técnicas acordadas con nuestros proveedores. Esta política no afirma que dispongamos de una certificación de adecuación específica.

Si estás en el EEE o el Reino Unido, tratamos la información personal con las siguientes bases jurídicas.

Tienes derecho a solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la portabilidad de tus datos personales, y a oponerte al tratamiento basado en intereses legítimos. Cuando nos basamos en el consentimiento, puedes retirarlo. Para ejercer estos derechos, escribe a info@singlefax.com. Podemos necesitar verificar tu identidad antes de actuar. Responderemos en el plazo exigido por la legislación aplicable.

También puedes reclamar ante una autoridad de control. En el Reino Unido es la Information Commissioner's Office. En el EEE puedes dirigirte a la autoridad de protección de datos de tu país. Esperamos que contactes primero con nosotros para intentar ayudarte.

Para más información sobre las categorías de datos personales, sus fines y los terceros a los que los divulgamos, consulta Qué datos recogemos y por qué y Cuándo accedemos a tu información o la divulgamos en esta página.

Los correos de novedades o marketing pueden incluir una pequeña imagen para saber si los abriste y enlaces redirigidos por singlefax.com para registrar los clics. Puedes darte de baja con el enlace del correo o escribiendo a info@singlefax.com. Respetamos las bajas en futuros correos de marketing. Los recibos transaccionales de fax en cola, entregado o fallido no cambian.

La CCPA también permite limitar el uso o la divulgación de tu «información personal sensible», según su definición, si se usa para determinados fines. No usamos ni divulgamos información sensible salvo para fines empresariales respecto de los cuales la CCPA no permite oponerse.

Consulta Tus derechos sobre tu información para conocer los demás derechos de la legislación de California y cómo ejercerlos.

Conservación de tus datos personales: Consulta Conservación de tu información en esta página.

Según dónde residas, puedes tener algunos o todos los siguientes derechos sobre los datos personales que conservamos de ti.

• Información y acceso: solicitar qué datos personales hemos recogido, usado y divulgado.
• Supresión: solicitar que eliminemos datos personales, con las excepciones aplicables, como transmisiones completadas, seguridad o registros legales.
• Rectificación: solicitar que corrijamos datos personales inexactos.
• Oposición a la venta o compartición: no vendemos ni compartimos datos personales según la definición de la CCPA, así que actualmente no hay ninguna actividad a la que oponerse.
• Limitación del uso de información sensible: solo usamos información sensible para los fines empresariales descritos en esta política.
• No discriminación: no te denegaremos el servicio ni cobraremos un precio distinto por ejercer un derecho de privacidad.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@singlefax.com desde el correo de tu cuenta si tienes una. Podemos necesitar verificar tu identidad. Un agente autorizado puede presentar una solicitud si aportas un permiso firmado o un poder; aun así, podemos necesitar confirmarla contigo. Responderemos en el plazo exigido por la legislación aplicable.

Conservamos los datos personales solo mientras sean necesarios para prestar SingleFax, cumplir obligaciones legales o fiscales o resolver disputas. Cuando dejan de ser necesarios, los eliminamos o anonimizamos. Los plazos exactos varían según el registro y no se enumeran todos aquí.

• Documentos de fax del servicio estándar: se almacenan para completar la entrega y para que puedas recuperarlos desde el panel. Puedes eliminar faxes. También eliminamos o anonimizamos documentos al cerrar una cuenta cuando ya no los necesitamos para operar el servicio ni cumplir una obligación legal.
• Fallos en el procesamiento de documentos: si un documento subido no puede procesarse, podemos conservar una copia privada hasta 30 días para investigar el fallo. Solo acceden administradores autorizados y las descargas quedan auditadas. Después se elimina automáticamente. Esta conservación de diagnóstico también se aplica a las subidas fallidas de HIPAA Secure y privacidad reforzada.
• Números de fax gratuitos de 24 horas: se reutilizan tras un plazo de recuperación sin actividad, unos 3 días después de terminar las 24 horas. Otro cliente podría recibir faxes enviados a un número que ya no conservas. No uses este producto para PHI. Consulta números de fax gratuitos.
• Bajas de marketing y rebotes permanentes: se conservan para no volver a enviarte correos después de una baja o de un rebote permanente.
• Datos de la cuenta: se eliminan o anonimizan en un plazo de 30 días tras el cierre de la cuenta, salvo los registros que la ley nos obliga a conservar.
• Registros de pago: se conservan 7 años por motivos fiscales y contables, y después se eliminan o anonimizan.
• Datos bancarios (servicio del Formulario 5472): los tokens de acceso de Plaid se eliminan cuando desconectas tu cuenta bancaria, cuando lo solicitas, al cerrar tu cuenta de SingleFax o tras 90 días sin utilizar los tokens. Las transacciones y los extractos se eliminan 90 días después de entregar la declaración, salvo que elijas conservarlos como registros (hasta 7 años).
• HIPAA Secure y privacidad reforzada para uso personal: los documentos se eliminan tras un breve plazo operativo, normalmente 24 horas, sin interrumpir transmisiones ni recuperaciones activas. El BAA y los registros obligatorios de cumplimiento se conservan unos seis años. Los detalles están en la página de cumplimiento de HIPAA, no en esta política.

Las personas que envían su propia documentación médica o actúan como representantes personales autorizados pueden usar el envío estándar sin un BAA de HIPAA. La privacidad reforzada es una mejora opcional de pago: $6.50 por 1–10 páginas facturables o $10 por 11–100, más el ajuste por destino que figure en el precio. Ofrece un plazo de conservación más corto, notificaciones que protegen la privacidad y justificantes de transmisión almacenados de forma segura. La mejora personal no formaliza un BAA, no te convierte en una entidad sujeta a HIPAA ni vincula a la clínica receptora.

Si envías información de pacientes en nombre de un proveedor o un socio comercial sujeto a HIPAA, incluso como profesional independiente, debes elegir HIPAA Secure y pedir a una persona autorizada que acepte el BAA antes de subir los documentos. Este requisito depende de la función que desempeñes, no de la etiqueta de la cuenta ni de una clasificación automática del documento. La privacidad reforzada para uso personal no sustituye al BAA sanitario.

En los archivos subidos por la vía estándar de la web, podemos extraer texto y aplicar una clasificación automática para advertir de que un documento podría contener información de salud. La comprobación puede pasar documentos por alto o clasificarlos mal. No determina tu condición jurídica, no activa automáticamente una opción prémium, no cambia el precio ni certifica el cumplimiento. Se guarda el resultado de la clasificación, en lugar de conservar el texto extraído mediante OCR. Los envíos Secure omiten esta clasificación orientativa. El tratamiento realizado antes de elegir una mejora sigue sujeto a la política vigente en ese momento; un BAA posterior no cubre retroactivamente el tratamiento anterior.

Ninguna opción garantiza el cifrado de extremo a extremo de la transmisión por fax, la entrega a la persona prevista ni el control sobre cómo trata el fax el destinatario. Comprueba el número de destino y tu autorización para enviar el documento. Los archivos subidos por la vía estándar también cuentan con protección durante la transmisión y el almacenamiento; ofrecer una mejora no significa que el envío estándar carezca de cifrado.

No uses números gratuitos o reciclados para PHI. No envíes PHI por MCP, MPP, la API pública ni la extensión de Chrome. Para el servicio HIPAA y el BAA, consulta cumplimiento de HIPAA y Fax HIPAA. Esta política no es un aviso de prácticas de privacidad ni un BAA.

La extensión de Chrome de SingleFax solo lee el PDF que elijas o la URL de un PDF de la pestaña que actives desde la barra de herramientas. No guarda los datos del documento en el almacenamiento de la extensión. Sube el PDF elegido directamente al almacenamiento provisional de SingleFax con una URL prefirmada de corta duración. Los archivos provisionales abandonados se eliminan mediante el ciclo de un día existente. Tras pagar, se aplican el procesamiento y la conservación habituales.

Los permisos temporales de subida permanecen brevemente en la memoria de sesión de la extensión y en el almacenamiento de sesión de la web, y se eliminan al usarse o caducar. La extensión no incluye un SDK de analítica. Los endpoints de SingleFax pueden recibir valores limitados y seguros de origen, entrada, versión y error. Los pagos y las sesiones de cuenta se gestionan en singlefax.com. La extensión no es el modo Secure y no debe usarse para PHI.

La extensión no guarda los datos del archivo de forma persistente en tu dispositivo. Tras la subida, SingleFax almacena y procesa el documento según esta política. No afirmamos que el contenido de los faxes nunca se almacene.