SingleFaxのプライバシーポリシー

SingleFaxはMonocube LLCが運営しています。所在地：30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA。プライバシーに関するお問い合わせはinfo@singlefax.comへお送りください。

GDPRおよびUK GDPR上、Monocube LLCはSingleFaxの提供のために処理する個人情報の管理者です。ただし、特定の書面契約に基づき、お客様の書面指示のみでデータを処理する場合（業務委託契約に基づくHIPAA Secureモードなど）は除きます。

FAXの送受信、支払い処理、アカウントの保護、サポートに必要な情報を収集します。具体的な内容は、ゲスト送信、ログイン済みアカウント、FAX番号、API、サポートなど、SingleFaxの利用方法によって異なります。

SingleFaxの運営、お客様の支援、サービスの安全維持のために個人情報へアクセスします。開示はこの方針に記載した場合に限ります。

以下のサービス提供者が当社の代理として処理できるよう、情報を共有します。また、サービス運営を支援する関連会社、守秘義務を負う専門家へ開示する場合や、適法な法的手続きへの対応、人々を重大な危害から守る場合など、法律上必要な開示を行う場合があります。

個人情報は販売しません。カリフォルニア州法でいう、異なるサービスをまたぐ行動ターゲティング広告のための個人情報共有も行いません。

以下の処理事業者とサービス提供者を利用します。それぞれ、当社から受託した業務に必要な情報のみを受け取ります。

FAX送信に必要な通信事業者や変換業者も利用します。これらの業者は送信完了に必要な宛先番号と文書データを受け取ります。通信会社名はここでは掲載しません。

Form 5472申告サービスをご利用の場合、お客様の同意に基づき、Plaid（Transactions製品）を通じて事業用銀行口座を連携できます。口座を連携せず、銀行取引明細書をアップロードすることもできます。Plaidを通じて口座を連携する場合は、Plaidのプライバシーポリシーも適用されます（Plaidエンドユーザー・プライバシーポリシー）。

当社は1課税年度分の取引データにのみアクセスし、報告対象となる関連当事者間の取引の候補を提示する目的に限って使用します。お客様ご自身で内容を確認し、確定していただきます。当社は送金や与信判断を行わず、銀行データを販売したり、広告に利用したりすることもありません。

Plaidのアクセストークンは暗号化し、銀行口座が連携されている間のみ保管します。口座の連携解除時、お客様からのご依頼時、SingleFaxアカウントの閉鎖時、またはトークンが90日間使用されなかった場合に、Plaid（/item/remove）を通じて無効化し、削除します。

取引データと明細書は、申告書が送達されてから90日後に削除します。ただし、お客様が記録としての保管を選択した場合は、最長7年間保管します。

銀行口座の連携解除やデータの削除は、いつでもご依頼いただけます。info@singlefax.com までメールでご連絡ください。削除はご依頼から30日以内に完了します。

ログイン、セッション維持、サイト保護に必要なCookieや同様の技術（CloudflareのセキュリティCookieを含む）を使います。これらはSingleFaxの運営に不可欠です。

また、当社サイトから読み込むRybbitをページ閲覧・製品イベントの分析に、PostHogを製品分析、機能フラグ、クライアントのエラー報告に使います。PostHogはページ閲覧、一部のクリック、技術的な例外を記録する場合があります。メールアドレスやFAX番号を含み得るフォーム項目について、入力値を取得しない設定にしています。

サポートチャットにCrispを使います。チャットボックスはCookieを使い、再訪時にも会話を利用できるようにします。Crispはチャットで提供されたメッセージと連絡先を受け取ります。ログイン中は、サポートがアカウントを特定できるよう、アカウントのメールアドレスとSingleFaxユーザーIDもCrispと共有します。チャットの表示名にはメールアドレスを使います。

製品更新、マーケティング、受信FAX通知のメールには、前述の小さな開封追跡画像とクリック転送を含む場合があります。現在、独立したCookie同意バナーは表示していません。ブラウザの設定で一部のCookieやピクセルをブロックできます。必須Cookieをブロックするとログインできなくなる場合があります。

Monocube LLCは米国に設立されています。個人情報は米国と欧州連合で処理される場合があります。米国向けのアプリケーションとデータベースはAmazon Web Services、EU内のアプリケーションはHetznerでホスティングしています。上記の処理事業者が、事業を行うその他の国でデータを処理する場合もあります。

EEAや英国から、米国その他の同等の保護水準があると認められない可能性のある国へ個人情報を移転する際は、適切な保護措置に依拠します。通常は欧州委員会の標準契約条項と、英国法上必要な場合の英国国際データ移転補遺に加え、提供者との契約上・技術上の対策を用います。この方針で特定の十分性認証を受けていると主張するものではありません。

EEA・英国にお住まいの場合、以下の法的根拠により個人情報を処理します。

お客様には、個人情報の開示、訂正、削除、処理制限、データポータビリティを求める権利と、正当な利益に基づく処理に異議を申し立てる権利があります。同意に依拠する場合は撤回できます。権利を行使するにはinfo@singlefax.comへメールしてください。対応前に本人確認をお願いする場合があります。適用法の定める期間内に回答します。

監督機関に苦情を申し立てる権利もあります。英国では情報コミッショナー事務局、EEAではお住まいの地域のデータ保護当局へ連絡できます。まず当社へご連絡いただければ、解決に努めます。

個人情報の各分類、利用目的、開示先の第三者について詳しくは、このページの収集する情報と目的と当社がお客様の情報にアクセス・開示する場合をご覧ください。

製品更新やマーケティングのメールでは、小さな追跡画像で開封を確認し、singlefax.comを経由するリンクでクリックを記録する場合があります。メール内のリンク、またはinfo@singlefax.comへの連絡でいつでも配信停止できます。今後のマーケティングメールへの停止要求を尊重します。送信待ち・送達・失敗などの取引通知には影響しません。

CCPAでは、「センシティブ個人情報」（CCPAの定義による）が特定の目的で使われる場合、その利用・開示を制限することも認められています。当社は、CCPA上拒否できない業務目的以外にセンシティブ個人情報を利用・開示しません。

カリフォルニア州法に基づく追加の権利と行使方法は、お客様の情報に関する権利をご覧ください。

個人情報の保存期間： このページのお客様の情報の保存期間をご覧ください。

お住まいの地域によって、当社が保有するお客様の個人情報について、以下の権利の一部またはすべてが認められる場合があります。

• 情報の把握・アクセス： 当社が収集・利用・開示した個人情報の内容を請求できます。
• 削除：個人情報の削除を当社に求めることができます。ただし、完了した送信、セキュリティ、法定記録などの例外があります。
• 正しい記入： 不正確な個人情報の訂正を当社に請求できます。
• 販売・共有のオプトアウト：当社はCCPAで定義される個人情報の販売・共有を行っていないため、現時点で拒否する対象はありません。
• 機密性の高い個人情報の利用制限： 機密性の高い個人情報は、本ポリシーに記載した業務目的にのみ使用します。
• 差別的な取り扱いの禁止： プライバシーに関する権利の行使を理由に、サービス拒否や異なる料金の請求はしません。

権利を行使するには、アカウントがある場合は登録アドレスからinfo@singlefax.comへメールしてください。本人確認が必要な場合があります。署名済みの許可書または委任状があれば代理人も申請できますが、その場合でもご本人に確認することがあります。適用法の定める期間内に回答します。

個人情報は、SingleFaxの提供、法律・税務上の義務の履行、紛争解決に必要な期間に限って保持します。不要になった情報は削除または匿名化します。具体的な日数は記録の種類で異なり、すべてをここに列記しているわけではありません。

• FAX書類（通常サービス）：送達を完了し、お客様がダッシュボードから取得できるよう保存します。FAXは削除できます。アカウントを閉鎖し、運営や法的義務のために不要になった文書も削除または匿名化します。
• 書類を処理できなかった場合：アップロードした文書を処理できない場合、原因調査のため非公開コピーを最大30日間保持することがあります。アクセスは権限を持つ管理者に限定し、ダウンロードを監査します。その後コピーは自動削除します。この診断目的の保存は、HIPAA Secureとプライバシー強化での失敗したアップロードにも適用されます。
• 24時間の無料FAX番号：休止・復旧猶予期間の後に再利用します（24時間の有効期間終了から約3日後）。保有しなくなった番号に送られたFAXを、後の利用者が受信する可能性があります。この商品をPHIに使わないでください。無料のFAX番号をご覧ください。
• 広告メールの配信停止と恒久的な配信エラー：を保存し、配信停止や恒久的な配信エラーの後に再送しないようにします。
• アカウントデータ： アカウント閉鎖後30日以内に削除または匿名化します（法律で保管が義務付けられた記録を除く）。
• 支払記録： 税務・会計目的で7年間保管し、その後削除または匿名化します。
• 銀行データ（Form 5472サービス）： Plaidのアクセストークンは、口座の連携解除時、お客様からのご依頼時、SingleFaxアカウントの閉鎖時、またはトークンが90日間使用されなかった場合に削除します。取引データと明細書は、申告書が送達されてから90日後に削除します。ただし、お客様が記録としての保管を選択した場合は、最長7年間保管します。
• HIPAA Secureと個人向けプライバシー強化：文書データは短い運用期間で削除します（通常24時間。送信中と復旧中は保護します）。BAAと必須の法令遵守記録は約6年間保持します。詳細はこの方針ではなくHIPAA対応ページをご覧ください。

自身の健康記録を送る個人、または権限を持つ本人代理人は、HIPAAのBAAなしで通常送信を利用できます。プライバシー強化は任意の有料オプションで、課金対象1～10ページは$6.50、11～100ページは$10に、見積もりに表示される宛先調整額が加算されます。文書の保存期間を短縮し、個人情報に配慮した通知と安全に保存された送信記録を提供します。個人向けオプションの購入でBAAが締結されることや、お客様がHIPAA対象事業者になること、受信する医療機関が拘束されることはありません。

個人事業主を含め、HIPAA対象の医療機関または業務委託先を代理して患者情報を送る場合は、HIPAA Secureを選び、アップロード前に権限を持つ署名者がBAAに同意する必要があります。この要件は実際に担う役割によって決まり、アカウントの名称や自動文書分類によっては決まりません。個人向けプライバシー強化は医療向けBAAの代わりにはなりません。

通常のウェブアップロードでは、テキストの抽出と自動分類により、健康情報を含む可能性を知らせる注意表示を行うことがあります。この確認は見落としや誤分類が起こり得ます。法的な立場の判断、有料オプションの自動有効化、料金変更、法令遵守の認証を行うものではありません。この機能ではOCR全文を保持せず、分類結果を保存します。Secure送信ではこの注意表示用の分類を行いません。オプションを選ぶ前に完了した処理には、その時点の方針が適用されます。後から締結したBAAは、それ以前の処理に遡って適用されません。

どちらのオプションも、FAX送信のエンドツーエンド暗号化、意図した本人への到達、受信側での文書の扱いの管理を保証するものではありません。宛先と文書を送る権限をご確認ください。通常のアップロードにも通信・保存時の安全対策があります。有料オプションは、通常送信が暗号化されていないという意味ではありません。

無料番号や再利用番号をPHIに使わないでください。MCP、MPP、公開API、Chrome拡張機能でPHIを送信しないでください。HIPAA向けサービスとBAAはHIPAA対応とHIPAA対応FAXをご覧ください。このプライバシーポリシーはプライバシー慣行通知でもBAAでもありません。

SingleFaxのChrome拡張機能が読み取るのは、選択したPDF、またはツールバーで操作したタブのPDF URLのみです。拡張機能のストレージには文書データを永続保存しません。短期間有効な署名付きURLを使い、選択したPDFをSingleFaxの一時保存先へ直接アップロードします。放置された一時データは既存の1日間のライフサイクルで削除します。決済後は通常のSingleFaxの処理・保存方針を適用します。

小さなアップロード権限情報は拡張機能のセッションメモリとウェブサイトのセッションストレージに短時間保持され、引き継ぎまたは失効時に削除されます。拡張機能自体に分析SDKはありません。安全な送信元・入口・バージョン・エラーの列挙値はSingleFaxのエンドポイントに渡る場合があります。決済とアカウントのセッションはsinglefax.com上で行います。この拡張機能はSecureモードではなく、PHIに使用してはなりません。

拡張機能はファイルのバイト列をローカルに永続保存しません。アップロード後、SingleFaxはこの方針に従って文書を保存・処理します。FAXの内容を一切保存しないと主張するものではありません。