Informativa sulla privacy SingleFax

SingleFax è gestito da Monocube LLC, 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA. Per domande sulla privacy, scrivi a info@singlefax.com.

Ai sensi del GDPR e dell'UK GDPR, Monocube LLC è il titolare del trattamento dei dati personali usati per fornire SingleFax, salvo quando trattiamo dati solo su istruzioni scritte di un cliente in base a uno specifico accordo scritto, per esempio HIPAA Secure Mode con un Business Associate Agreement.

Raccogliamo ciò che serve per inviare e ricevere fax, incassare i pagamenti, proteggere l'account e offrirti assistenza. I dettagli dipendono dall'uso di SingleFax: invio ospite, account, numero di fax, API o assistenza.

Accediamo ai dati personali per gestire SingleFax, offrirti assistenza e proteggere il servizio. Li comunichiamo solo come descritto in questa informativa.

Condividiamo i dati con i fornitori elencati sotto affinché li trattino per nostro conto. Possiamo comunicarli anche a società affiliate che aiutano a gestire il servizio, a consulenti professionali vincolati alla riservatezza o quando richiesto dalla legge, per esempio in presenza di un procedimento legale valido o per proteggere persone da danni gravi.

Non vendiamo dati personali né li condividiamo per pubblicità comportamentale tra contesti diversi, secondo le definizioni della legge californiana.

Usiamo i seguenti responsabili del trattamento e fornitori di servizi. Ricevono solo quanto serve per svolgere il lavoro per nostro conto.

Usiamo inoltre fornitori di telecomunicazioni e conversione quando necessari per trasmettere un fax. Ricevono i numeri di destinazione e i documenti necessari alla trasmissione. Qui non elenchiamo i nomi degli operatori.

Se usi il nostro servizio di presentazione del Modulo 5472, puoi collegare, con il tuo consenso, un conto bancario aziendale tramite Plaid (prodotto Transactions). In alternativa puoi caricare gli estratti conto. Quando ti colleghi tramite Plaid, si applica anche l'informativa privacy di Plaid: Informativa privacy di Plaid per gli utenti finali.

Consultiamo le transazioni di un solo anno fiscale esclusivamente per individuare quelle con parti correlate da dichiarare e proportele per la tua verifica e conferma. Non effettuiamo trasferimenti di denaro, non prendiamo decisioni sulla concessione di credito, non vendiamo dati bancari e non li usiamo per scopi pubblicitari.

I token di accesso Plaid sono cifrati e conservati solo finché il tuo conto bancario è collegato. Li revochiamo tramite Plaid (/item/remove) e li eliminiamo quando scolleghi il conto bancario, su tua richiesta, alla chiusura dell'account SingleFax o dopo 90 giorni di inutilizzo dei token.

Transazioni ed estratti conto vengono eliminati 90 giorni dopo la consegna della dichiarazione, salvo che tu scelga di conservarli come documentazione (fino a 7 anni).

Puoi scollegare il conto bancario o richiedere la cancellazione dei dati in qualsiasi momento. Scrivi a info@singlefax.com. Provvediamo alla cancellazione entro 30 giorni dalla richiesta.

Usiamo cookie e tecnologie simili necessari per l'accesso, il mantenimento della sessione e la protezione del sito, inclusi i cookie di sicurezza Cloudflare. Sono essenziali al funzionamento di SingleFax.

Usiamo anche Rybbit per analizzare visualizzazioni ed eventi del prodotto, caricato dal nostro sito, e PostHog per analisi del prodotto, attivazione delle funzionalità e segnalazioni di errori del client. PostHog può registrare pagine visitate, clic selezionati ed eccezioni tecniche. Lo configuriamo affinché i valori digitati nei campi che possono contenere indirizzi email o numeri di fax non vengano acquisiti.

Usiamo Crisp per la chat di assistenza. La chat usa cookie per rendere disponibile la conversazione nelle visite successive. Crisp riceve i messaggi e i recapiti che fornisci nella chat. Quando hai effettuato l'accesso, condividiamo con Crisp anche l'email dell'account e l'ID utente SingleFax per identificarti durante l'assistenza. Usiamo il tuo indirizzo email come nome visualizzato nella chat.

Le email di aggiornamento del prodotto, promozionali e di notifica dei fax in entrata possono contenere una piccola immagine per rilevare l'apertura e reindirizzamenti dei clic, come descritto sopra. Attualmente non mostriamo un banner separato per il consenso ai cookie. I controlli del browser possono bloccare alcuni cookie e pixel. Bloccare i cookie essenziali può impedire l'accesso.

Monocube LLC ha sede negli Stati Uniti. I dati personali possono essere trattati negli Stati Uniti e nell'Unione europea. L'hosting statunitense di applicazioni e database usa Amazon Web Services; quello delle applicazioni nell'UE usa Hetzner. Alcuni fornitori elencati sopra possono trattare dati anche in altri paesi in cui operano.

Quando trasferiamo dati personali dal SEE o dal Regno Unito agli Stati Uniti o a un altro paese che potrebbe non garantire una protezione equivalente, usiamo garanzie adeguate. Di norma comprendono le clausole contrattuali standard della Commissione europea e, quando richiesto dalla legge britannica, l'Addendum britannico sui trasferimenti internazionali di dati, oltre alle misure contrattuali e tecniche concordate con i fornitori. Questa informativa non dichiara alcuna specifica certificazione di adeguatezza.

Se ti trovi nel SEE o nel Regno Unito, trattiamo i dati personali in base alle seguenti basi giuridiche.

Hai diritto di chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione o portabilità dei tuoi dati personali e di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Se usiamo il consenso, puoi revocarlo. Per esercitare i diritti, scrivi a info@singlefax.com. Potremmo dover verificare la tua identità prima di agire. Risponderemo nei termini previsti dalla legge applicabile.

Hai anche diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo. Nel Regno Unito è l'Information Commissioner's Office; nel SEE puoi contattare l'autorità locale per la protezione dei dati. Ci auguriamo che tu ci scriva prima, per consentirci di aiutarti.

Per maggiori informazioni su categorie di dati, finalità d'uso e terzi destinatari delle comunicazioni, consulta Quali dati raccogliamo e perché e Quando accediamo ai tuoi dati o li comunichiamo in questa pagina.

Le email di aggiornamento del prodotto o promozionali possono includere una piccola immagine per rilevare l'apertura e link instradati tramite singlefax.com per misurare i clic. Puoi disiscriverti in qualsiasi momento dal link nell'email o scrivendo a info@singlefax.com. Rispettiamo le disiscrizioni per le email promozionali future. Le ricevute transazionali per fax in coda, consegnati o falliti restano invariate.

Il CCPA permette anche di limitare l'uso o la comunicazione dei «dati personali sensibili», come definiti dal CCPA, quando usati per determinate finalità. Non usiamo né comunichiamo tali dati al di fuori delle finalità aziendali per le quali il CCPA non consente di opporsi.

Consulta I tuoi diritti sui dati per gli ulteriori diritti previsti dalla legge della California e le modalità per esercitarli.

Conservazione dei dati personali: Consulta Conservazione dei tuoi dati in questa pagina.

A seconda del luogo in cui vivi, puoi avere alcuni o tutti i seguenti diritti sui dati personali che conserviamo su di te.

• Conoscenza e accesso: chiedere quali dati personali abbiamo raccolto, utilizzato e comunicato.
• Cancellazione: chiedere la cancellazione dei dati, fatte salve eccezioni quali trasmissioni completate, sicurezza o registri legali.
• Rettifica: chiedere la correzione dei dati personali inesatti.
• Opposizione alla vendita o condivisione: non vendiamo né condividiamo dati personali secondo la definizione del CCPA, quindi attualmente non c'è un trattamento di questo tipo a cui opporsi.
• Limitazione dell'uso dei dati sensibili: usiamo dati personali sensibili solo per le finalità aziendali descritte in questa informativa.
• Non discriminazione: non negheremo il servizio né applicheremo prezzi diversi per l'esercizio di un diritto sulla privacy.

Per esercitare questi diritti, scrivi a info@singlefax.com, usando l'indirizzo del tuo account se ne hai uno. Potremmo dover verificare la tua identità. Un rappresentante autorizzato può presentare la richiesta con il tuo consenso firmato o una procura; potremmo comunque doverla confermare con te. Risponderemo nei termini previsti dalla legge applicabile.

Conserviamo dati personali solo per il tempo necessario a fornire SingleFax, adempiere a obblighi legali o fiscali o risolvere controversie. Quando non servono più, li eliminiamo o li rendiamo anonimi. Le durate esatte dipendono dal tipo di registro e non sono tutte elencate qui.

• Documenti fax, servizio standard: conservati per completare la consegna e consentirti di recuperarli dalla dashboard. Puoi eliminare i fax. Eliminiamo o rendiamo anonimi i documenti anche alla chiusura dell'account, quando non servono più a gestire il servizio o adempiere a obblighi legali.
• Elaborazione dei documenti non riuscita: se non riusciamo a elaborare un documento caricato, possiamo conservarne una copia privata fino a 30 giorni per indagare sull'errore. L'accesso è riservato agli amministratori autorizzati e i download sono registrati. La copia viene poi eliminata automaticamente. Questa conservazione diagnostica si applica anche ai caricamenti falliti per HIPAA Secure e Privacy avanzata.
• Numeri fax gratuiti di 24 ore: riassegnati dopo un periodo di recupero senza attività, circa 3 giorni dopo la fine delle 24 ore. Un cliente successivo può ricevere un fax inviato a un numero che non possiedi più. Non usare questo prodotto per PHI. Consulta numeri fax gratuiti.
• Disiscrizioni promozionali e mancati recapiti permanenti: conservati per non inviarti altre email dopo una disiscrizione o un mancato recapito permanente.
• Dati dell'account: eliminati o anonimizzati entro 30 giorni dalla chiusura dell'account, salvo i documenti che la legge ci impone di conservare.
• Dati relativi ai pagamenti: conservati per 7 anni a fini fiscali e contabili, poi eliminati o anonimizzati.
• Dati bancari (servizio di presentazione del Modulo 5472): i token di accesso Plaid vengono eliminati quando scolleghi il conto bancario, su tua richiesta, alla chiusura dell'account SingleFax o dopo 90 giorni di inutilizzo dei token. Transazioni ed estratti conto vengono eliminati 90 giorni dopo la consegna della dichiarazione, salvo che tu scelga di conservarli come documentazione (fino a 7 anni).
• HIPAA Secure e Privacy avanzata personale: i file dei documenti vengono eliminati dopo un breve periodo operativo, normalmente 24 ore, tutelando le trasmissioni e i recuperi ancora attivi. Il BAA e i registri obbligatori di conformità vengono conservati per circa sei anni. I dettagli sono nella pagina Conformità HIPAA, non in questa informativa.

Chi invia i propri documenti sanitari, o agisce come rappresentante personale autorizzato, può usare l'invio standard senza un BAA HIPAA. Privacy avanzata è un'opzione facoltativa a pagamento: $6.50 per 1–10 pagine fatturabili oppure $10 per 11–100, più gli eventuali supplementi della destinazione nel preventivo. Prevede conservazione più breve dei documenti, notifiche rispettose della privacy e ricevute di trasmissione conservate in sicurezza. L'opzione personale non stipula un BAA, non ti rende un'entità soggetta a HIPAA e non vincola la clinica destinataria.

Se invii informazioni sui pazienti per conto di un fornitore sanitario o di un business associate soggetto a HIPAA, anche come lavoratore autonomo, devi scegliere HIPAA Secure e far accettare il BAA a un firmatario autorizzato prima del caricamento. Il requisito dipende dal ruolo in cui agisci, non dall'etichetta dell'account o da una classificazione automatica del documento. Privacy avanzata personale non sostituisce il BAA sanitario.

Per i caricamenti standard sul sito, possiamo estrarre testo e usare una classificazione automatica per mostrare un avviso sulla possibile presenza di informazioni sanitarie. Il controllo può non riconoscere o classificare erroneamente i documenti. Non determina il tuo ruolo giuridico, non attiva opzioni a pagamento, non modifica il prezzo e non certifica la conformità. L'avviso conserva il risultato della classificazione, non una trascrizione OCR. Gli invii sicuri saltano questa classificazione orientativa. I trattamenti completati prima della scelta dell'opzione restano soggetti alla politica applicabile in quel momento; un BAA successivo non copre retroattivamente i trattamenti precedenti.

Nessuna delle due opzioni promette una trasmissione fax con crittografia end-to-end, la consegna alla persona prevista o il controllo su come il destinatario gestisce il fax. Verifica destinazione e autorizzazione a inviare il documento. Anche i caricamenti standard hanno protezioni durante il trasporto e la conservazione; l'opzione aggiuntiva non implica che l'invio standard sia privo di crittografia.

Non usare numeri gratuiti o riassegnati per PHI. Non inviare PHI tramite MCP, MPP, API pubblica o estensione Chrome. Per il prodotto HIPAA e il BAA consulta Conformità HIPAA e Fax HIPAA. Questa informativa privacy non è un'informativa sulle pratiche di riservatezza sanitarie e non è un BAA.

L'estensione Chrome SingleFax legge solo il PDF selezionato o l'URL di un PDF da una scheda su cui attivi la barra degli strumenti. Non conserva i dati del documento nell'archivio dell'estensione. Carica il PDF scelto direttamente nello spazio temporaneo SingleFax tramite un URL prefirmato di breve durata. Gli oggetti temporanei abbandonati vengono eliminati dal ciclo di vita già previsto di un giorno. Dopo il pagamento si applicano elaborazione e conservazione ordinarie di SingleFax.

Le autorizzazioni limitate al caricamento restano brevemente nella memoria di sessione dell'estensione e nell'archivio di sessione del sito e vengono rimosse all'acquisizione o alla scadenza. L'estensione non contiene SDK di analisi. Valori predefiniti sicuri su origine, punto di ingresso, versione ed errori possono passare dagli endpoint SingleFax. Pagamenti e sessioni dell'account avvengono su singlefax.com. L'estensione non è la modalità sicura e non va usata per PHI.

L'estensione non conserva i dati dei file localmente. Dopo il caricamento SingleFax conserva ed elabora il documento secondo questa informativa. Non dichiariamo che il contenuto dei fax non venga mai memorizzato.