SingleFax 隱私權政策

SingleFax 由 Monocube LLC 營運，地址為 30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA。隱私問題請寄信至 info@singlefax.com。

依 GDPR 與英國 GDPR，Monocube LLC 是為提供 SingleFax 而處理個人資料的控管者；但若依特定書面協議，僅按客戶書面指示處理資料則除外，例如依業務合作夥伴協議提供 HIPAA 安全模式。

我們蒐集傳送與接收傳真、收款、保護帳號及提供支援所需資料，詳細項目依使用方式而異，包括訪客傳送、登入帳號、傳真號碼、API 或支援。

我們為營運 SingleFax、提供支援及維持服務安全而存取個人資料，僅依本政策所述方式揭露。

我們與下列服務供應商分享資料，供其代我們處理。也可能向協助營運服務的關係企業、受保密義務約束的專業顧問揭露，或在法律要求時揭露，例如有效法律程序，或為保護他人免受嚴重傷害。

我們不出售個人資料，也不依加州法律所定義的跨情境行為廣告用途分享個人資料。

我們使用下列資料處理者與服務供應商，他們僅接收代我們執行工作所需的資料。

傳送傳真時，我們也視需要使用電信及文件轉換供應商。他們會接收完成傳送所需的收件號碼與文件媒體，此處不列出電信業者名稱。

如果您使用我們的 Form 5472 申報服務，可在同意後透過 Plaid（Transactions 產品）連結企業銀行帳戶。您也可以選擇不連結帳戶，改為上傳銀行對帳單。透過 Plaid 連結帳戶時，也適用 Plaid 的隱私權政策：Plaid 終端使用者隱私權政策。

我們僅存取一個課稅年度的交易資料，用於建議哪些關係人交易需要申報，並由您審閱及確認。我們不進行資金移轉或授信決策，不出售銀行資料，也不將這些資料用於廣告。

Plaid 存取權杖會加密保存，且僅在您的銀行帳戶維持連結期間保留。當您解除銀行帳戶連結、要求刪除、關閉 SingleFax 帳戶，或權杖連續 90 天未使用時，我們會透過 Plaid（/item/remove）撤銷權杖並將其刪除。

交易資料與對帳單會在申報文件送達後 90 天刪除，除非您選擇將其保留為紀錄（最長 7 年）。

您可隨時解除銀行帳戶連結或要求刪除資料。請寄電子郵件至 info@singlefax.com。我們會在收到要求後 30 天內完成刪除。

我們使用登入、維持工作階段及保護網站所需的 Cookie 與類似技術，包含 Cloudflare 安全 Cookie；這些是 SingleFax 運作所必需。

我們也使用 Rybbit 進行產品分析，記錄頁面瀏覽與產品事件，並從自有網站載入；使用 PostHog 進行產品分析、功能旗標與用戶端錯誤回報。PostHog 可能記錄瀏覽頁面、特定點擊及技術例外。我們的設定會避免擷取可能含電子郵件或傳真號碼的表單欄位所輸入的值。

我們使用 Crisp 提供支援聊天。聊天框以 Cookie 保留對話，讓您下次造訪仍可存取。Crisp 會接收您透過聊天提供的訊息與聯絡資料。登入後，我們也會分享帳號電子郵件與 SingleFax 使用者 ID 給 Crisp，讓支援團隊識別帳號。您的電子郵件會作為聊天顯示名稱。

如上所述，產品更新、行銷及接收傳真通知可能含小型開啟追蹤圖片與點擊轉址。我們目前不顯示獨立 Cookie 同意橫幅。瀏覽器控制可封鎖部分 Cookie 與像素，但封鎖必要 Cookie 可能導致無法登入。

Monocube LLC 設立於美國。個人資料可能在美國及歐盟處理。美國應用程式與資料庫由 Amazon Web Services 託管，歐盟應用程式由 Hetzner 託管。上列部分處理者也可能在其他營運國家處理資料。

從歐洲經濟區或英國傳輸個人資料至美國，或其他可能未被視為提供同等保護的國家時，我們會採取適當保障。通常包含歐盟執委會標準契約條款、英國法律要求時的國際資料傳輸附錄，以及與供應商約定的契約及技術措施。本政策不宣稱具備特定的適足性認證。

若您位於歐洲經濟區或英國，我們依下列法律依據處理個人資料。

您有權要求存取、更正、刪除、限制處理或攜出個人資料，也可反對基於合法利益的處理。依同意處理時，您可撤回同意。行使權利請寄信至 info@singlefax.com，我們可能需先驗證您的身分，再採取行動，並會於適用法律規定期間內回覆。

您也有權向監管機關申訴。英國為 Information Commissioner's Office；歐洲經濟區可聯絡當地資料保護機關。我們希望您先寫信給我們，讓我們嘗試協助。

各類個人資料、使用目的及揭露對象的詳情，請參閱本頁的蒐集哪些資料及原因與何時存取或揭露您的資料。

產品更新或行銷郵件可能含小型追蹤圖片以確認是否開啟，並透過 singlefax.com 轉址以確認點選哪些連結。您可隨時透過郵件連結或寄信至 info@singlefax.com 取消訂閱。我們會尊重取消要求，不再寄送後續行銷郵件。交易收據（傳真排隊、送達、失敗）不受影響。

若您的「敏感個人資料」（依 CCPA 定義）用於特定目的，CCPA 也允許限制其使用或揭露。請注意，我們使用或揭露敏感個人資料，僅限 CCPA 不允許拒絕的業務用途。

加州法律賦予的其他權利與行使方式，請見您的資料相關權利。

個人資料保留：請見本頁資料保留。

依您居住地不同，您可能對我們持有的個人資料享有下列部分或全部權利。

• 知悉／存取：詢問我們蒐集、使用及揭露了哪些個人資料。
• 刪除：要求刪除個人資料，但已完成的傳送、安全或法律紀錄等例外除外。
• 更正：要求更正不正確的個人資料。
• 拒絕出售或分享：我們不依 CCPA 定義出售或分享個人資料，因此目前沒有此類處理可拒絕。
• 限制敏感個人資料使用：我們僅為本政策所述業務目的使用敏感個人資料。
• 不受歧視：不會因您行使隱私權，而拒絕服務或收取不同價格。

行使權利請寄信至 info@singlefax.com；若有帳號，請使用帳號上的地址。我們可能須驗證您的身分。您提供簽署授權或委託書後，授權代理人可代為提交，但我們仍可能須向您確認。我們會於適用法律規定期間內回覆。

個人資料僅保留至提供 SingleFax、履行法律或稅務義務，或解決爭議所需期間。不再需要時會刪除或去識別化。確切天數依紀錄類型不同，未全部列於此處。

• 傳真文件（標準服務）：儲存以完成交付，並讓您從控制台取回。您可以刪除傳真。帳號關閉後，若不再為營運服務或履行法律義務所需，我們也會刪除或去識別化文件。
• 文件處理失敗：若上傳文件無法處理，我們可能保留私人副本最多 30 天以調查失敗原因。僅授權管理員可存取，下載會留下稽核紀錄，之後副本會自動刪除。此診斷保留也適用於 HIPAA Secure 與進階隱私的上傳失敗。
• 免費 24 小時傳真號碼：在靜默復原期後回收，約為 24 小時結束後 3 天。您不再持有的號碼，後續客戶可能收到寄往該號碼的傳真。此產品不得用於 PHI，請見免費傳真號碼。
• 取消行銷訂閱與永久退信：保留以確保您取消訂閱或發生永久退信後，不再寄信。
• 帳戶資料： 於帳戶關閉後 30 天內刪除或匿名化，但依法必須保存的紀錄除外。
• 付款紀錄： 基於稅務與會計目的保存 7 年，之後刪除或匿名化。
• 銀行資料（Form 5472 服務）： Plaid 存取權杖會在您解除銀行帳戶連結、要求刪除、關閉 SingleFax 帳戶，或權杖連續 90 天未使用時刪除。交易資料與對帳單會在申報文件送達後 90 天刪除，除非您選擇將其保留為紀錄（最長 7 年）。
• HIPAA Secure 與個人進階隱私：文件媒體在短期作業期間後清除，通常為 24 小時，進行中的傳送與復原則受到保護。BAA 及必要合規紀錄約保留六年。詳情列於HIPAA 法規遵循頁面，而非本政策。

個人傳送自己的健康紀錄，或以授權個人代表身分行事時，可使用標準傳送，無須 HIPAA BAA。進階隱私為可選付費升級：1–10 個計費頁 $6.50、11–100 頁 $10，另加報價所示的收件地調整費。此服務縮短文件保留期間、提供保護隱私的通知，並安全儲存傳送收據。個人升級不會簽訂 BAA、不會使您成為 HIPAA 涵蓋實體，也不會對收件診所產生契約約束。

若您代表 HIPAA 涵蓋的醫療服務提供者或業務合作夥伴傳送病患資訊，即使以獨資經營身分行事，也須選擇 HIPAA Secure，並在上傳前由授權簽署人接受 BAA。此要求依您實際行事身分決定，不依帳號標籤或自動文件分類判定。個人進階隱私不能取代醫療 BAA。

對於網站標準上傳，我們可能擷取文字並自動分類，以提示文件可能含健康資訊。檢查可能漏判或誤判；不會決定您的法律身分、自動啟用付費選項、變更價格或認證合規。此提示僅儲存分類結果，不保留 OCR 文字轉錄。安全傳送不進行此提示分類。您選擇升級前已完成的處理，仍受當時適用政策規範；之後的 BAA 不會溯及保障先前處理。

兩種選項都不保證傳真全程端對端加密、交付到指定個人，或控制收件方如何處理傳真。請確認收件地及您有權傳送文件。標準上傳也有傳輸與儲存保護；提供升級不表示標準傳送未加密。

不得使用免費或回收再分配的傳真號碼處理 PHI。不得透過 MCP、MPP、公開 API 或 Chrome 擴充功能傳送 PHI。HIPAA 產品流程及 BAA 請見HIPAA 法規遵循與HIPAA 傳真。本隱私權政策不是醫療隱私實務告知，也不是 BAA。

SingleFax Chrome 擴充功能只會讀取您選取的 PDF，或您透過工具列操作的分頁 PDF 網址，不會將文件位元資料持續儲存於擴充功能。它透過短效預簽網址，將選定 PDF 直接上傳至 SingleFax 待處理儲存區。未採用的待處理物件依既有一天生命週期刪除。結帳後適用一般 SingleFax 處理與保留政策。

有限的上傳權限會短暫存在擴充功能工作階段記憶體及網站工作階段儲存區，採用或到期後移除。擴充功能本身沒有分析 SDK。安全的來源、入口、版本及錯誤列舉值可能透過 SingleFax 端點傳遞。結帳與帳號工作階段均在 singlefax.com。擴充功能不是安全模式，不得用於 PHI。

擴充功能不會持續在本機儲存檔案資料。上傳後，SingleFax 依本政策儲存與處理文件。我們不宣稱傳真內容從不儲存。