أداة مجانية لإنشاء غلاف فاكس سري ومتوافق مع HIPAA بصيغتي PDF وWord
عبّئ غلاف فاكس وعاينه، وأضف شعارك، ثم اطبع أو نزّل PDF. قوالب Word الفارغة مجانية أيضًا. دون تسجيل.
إنشاء غلاف الفاكس
تتضمن الأغلفة المنشأة بهذه الأداة علامة SingleFax، حتى عند إضافة شعارك الخاص.
القالب
Everyday business routing. Add a confidential notice if the packet is sensitive.
إشعار السرية
التنبيه وسيلة للمساعدة في توجيه المستندات، وليس اتفاقية BAA، ولا يجعل الفاكس متوافقًا مع HIPAA.
معلومات المستلم
معلومات المرسل (من)
تتحدث المعاينة أثناء الكتابة.
تظهر الحقول المطلوبة الفارغة كخطوط خالية في النسخة المطبوعة لتتمكن من تعبئتها يدويًا.
أرسل بسعر يبدأ من $0.99 لما يصل إلى 10 صفحات (ثم نحو $0.08 للصفحة). لا تُحتسب رسوم لصفحة الغلاف التي تضيفها في واجهة إعداد الفاكس. دون اشتراك. لا تدفع إلا إذا تم التسليم. راجع حزمة المستندات وعرض السعر قبل الدفع.
أرسل الفاكس بسعر يبدأ من $0.99تنزيل غلاف فاكس مجاني قابل للطباعة
اختر PDF للطباعة أو ملف Word للتحرير. يلائم كل قالب صفحة US Letter واحدة، بنص أسود على خلفية بيضاء.
غلاف فاكس سري
إشعار سرية وتعليمات لمن يتلقى المستند عن طريق الخطأ.
غلاف فاكس طبي ولـHIPAA
حقول توجيه محدودة وإشعار معلومات صحية محمية للحزم الصحية.
غلاف فاكس قانوني ومشمول بالسرية المهنية
توجيه حسب المسألة وإشعار للمستندات التي قد تكون مشمولة بالسرية المهنية.
غلاف فاكس لـIRS والضرائب
سطر لعناية وحدة IRS، ورقم النموذج، وآخر أربعة أرقام من TIN.
استخدم دليل التعديل في Word أو طريقة العمل مع Google Docs أو تعليمات التعبئة حقلًا بحقل لإعداد صفحة توجيه المستندات.
تصفح القوالب الـ12 جميعها ونماذج معبأة، أو أنشئ غلافك أعلاه ثم أرسل الفاكس بسعر يبدأ من $0.99.
ما هي صفحة غلاف الفاكس؟
صفحة غلاف الفاكس هي الصفحة الأولى من حزمة المستندات. توضح المستلم والمرسل والغرض والتاريخ وإجمالي الصفحات. وعند استخدام جهاز فاكس مشترك، تساعد الموظفين على توجيه المستندات إلى الشخص المعني والتواصل معك عند فقدان صفحة. تؤدي رسالة الغلاف وصفحة الغلاف وورقة الإرسال الغرض نفسه.
يمكنك إنشاؤها بالأداة المجانية، أو تنزيل ملف PDF فارغ قابل للطباعة، أو تعديل قالب Word. استخدم PDF عندما تريد تنسيق طباعة ثابتًا ومتوقعًا. واستخدم Word لإعادة استخدام بيانات اتصال مؤسستك. تُناسب أداة الإنشاء حزمة مستندات واحدة، إذ تعرض معاينة لبياناتك ويمكنها إضافة الغلاف في بداية ملف PDF.
ما الذي يُكتب على صفحة غلاف الفاكس
املأ حقول التوجيه أولًا. ينبغي أن يوفر الغلاف لموظفي الاستقبال ما يكفي لإيصال الحزمة إلى الشخص الصحيح دون قراءة المرفق. استخدم الاسم الدقيق لقسم المستلم قدر الإمكان. قد لا يكفي اسم الفرد وحده في عيادة أو جهة أو شركة كبيرة.
| الحقل | ما ينبغي إدخاله | كيف يفيدك ذلك |
|---|---|---|
| Date | The day you send | Distinguishes this packet from earlier submissions. |
| Recipient name and department | Records department | Routes a fax arriving at a shared machine. |
| Recipient fax number | The number confirmed by the recipient | Helps you check the destination before sending. |
| Sender name and company | Your name and organization | Identifies who sent the attached documents. |
| Callback phone or email | A contact you monitor | Lets staff report missing or unreadable pages. |
| Return fax number, if needed | Your active receiving number | Gives the recipient a route for fax replies. |
| Total pages including cover | 6 for a cover plus five document pages | Helps the receiving office check completeness. |
| Subject or RE | Signed authorization | Explains the purpose without exposing document contents. |
| Message and confidentiality notice | Please route to records | Provides handling instructions and a response to misdelivery. |
رقم فاكس الرد اختياري إذا كنت تحتاج إلى الإرسال فقط. مع ذلك، يُفيد إدراج هاتف أو بريد إلكتروني للتواصل. إذا كان المستلم سيرد بالفاكس، فاحصل على رقم استقبال يظل نشطًا مدة تكفي لتلقي الرد. قد لا تكفي مدة 24 ساعة لجهة تستغرق عدة أيام لمعالجة المستندات.
أدرج الغلاف ضمن الإجمالي الظاهر للمستلم. فمستند من خمس صفحات مع غلاف واحد يُرسل في ست صفحات. يختلف هذا الإجمالي عن احتساب السعر: لا يُحتسب الغلاف المنشأ في محرر إرسال SingleFax ضمن الصفحات المدفوعة. أما الغلاف المدمج مسبقًا في PDF المرفوع فهو جزء من المستند.
كيفية تعبئة غلاف الفاكس
- اختر الغرض والقالب. استخدم العادي للتوجيه اليومي، والطبي لإشعار المعلومات الصحية المحمية، وIRS لتفاصيل النموذج والوحدة. تتقدم تعليمات المستلم على القالب العام.
- أدخل اسم المستلم والقسم ورقم الفاكس. تحقق من الرقم عبر الموقع الرسمي للمستلم أو جهة اتصال معروفة قبل إرسال مستندات حساسة.
- أضف اسمك ووسيلة تواصل تتابعها للرد عليك. أدرج اسم مؤسستك عندما يساعد المستلم على التعرف على الحزمة.
- اكتب موضوعًا موجزًا واحسب صفحات الحزمة كاملةً. اقتصر في الموضوع على معلومات التوجيه، مثل «تفويض موقّع»، بدلًا من تشخيص طبي أو رقم حساب كامل.
- راجع المعاينة ثم اطبع أو نزّل. إذا أرفقت PDF، فافحص الحزمة المجمعة وتأكد من أن الغلاف أولًا وأن جميع صفحات المستند موجودة.
للغلاف المكتوب يدويًا، اترك مسافة كافية بين الحقول واكتب بوضوح بحبر داكن. صحح أي رقم فاكس غير مؤكد قبل الإرسال. لا تستطيع عبارة السرية استعادة مستند أُرسل إلى جهاز خاطئ.
تنسيق غلاف فاكس يحافظ على وضوح القراءة
قد يقلل إرسال الفاكس التفاصيل، خاصةً في النصوص الصغيرة والصور والخطوط الرمادية الباهتة. ابدأ بنص أسود على أبيض، وخط بسيط بحجم 11 نقطة على الأقل، وهوامش لا تقل عن نصف بوصة. استخدم تسميات واضحة ومسافات كافية. الخلفية الزخرفية الكبيرة تستهلك المساحة دون مساعدة الموظفين على تحديد المرسل أو المستلم.
اجعل الشعارات صغيرة وواضحة. الشعار عالي التباين أنفع من صورة فوتوغرافية أو علامة مائية باهتة. عاين PDF النهائي بالحجم المعتاد للقراءة وتأكد من وضوح رقم الهاتف وعدد الصفحات والقسم دون تكبير. إذا مسحت ورقة مكتوبة يدويًا، فتحقق من عدم قص الحواف أو وجود ظلال أو ميلان أو نص مفقود.
تستخدم القوالب القابلة للتنزيل حجم ورق US Letter. إذا طبعتها على A4، فاختر إعداد طباعة يلائم الصفحة وافحص الحواف. عند دمج الغلاف مع PDF موجود، تحقّق من أحجام الصفحات الناتجة. تجنب تكرار تحرير المستند نفسه وتصديره عبر تطبيقات مختلفة، فقد يغيّر ذلك مواضع الجداول وعدد الصفحات.
هل تحتاج إلى غلاف فاكس؟
استخدم غلافًا عندما يطلبه المستلم، أو تكون الوجهة مشتركة، أو تحتاج حزمة المستندات إلى سطر يحدد الشخص المعني. تتلقى العيادات وشركات التأمين ومكاتب الرواتب والفرق القانونية والإدارات الحكومية كثيرًا من المستندات غير المرتبطة ببعضها على خط فاكس واحد. تقلل صفحة توجيه واضحة الحاجة إلى البحث داخل المرفق.
قد لا تحتاج إلى غلاف منفصل لملاحظة من صفحة واحدة تُرسل إلى خط فاكس شخصي مباشر. وقد توفر الجهة أيضًا غلافًا إلزاميًا أو خطابًا برمز شريطي أو صفحة تعريف. اتبع تلك التعليمات بدلًا من استبدالها بقالب عام. راجع دليل إرسال الفاكس إلى SSA لتوجيه المستندات بالرمز الشريطي، ودليل الاقتراع الغيابي للمتطلبات الخاصة بالانتخابات.
للنماذج الضريبية، حدد النموذج والوحدة المستلمة. تختلف وجهة CAF للنموذج 2848 عن وجهة اختيار الصفة بالنموذج 2553. اختر الرقم الخاص بالنموذج وموقع دافع الضريبة، ثم اذكر الوحدة على الغلاف. أبقِ رقم TIN الكامل على نموذج IRS الموقّع؛ فعادةً يحتاج غلاف التوجيه إلى تفاصيل أقل بكثير.
أمثلة لعبارات السرية
عام: هذا الفاكس موجّه إلى المستلم المذكور وقد يتضمن معلومات سرية. إذا تلقيته عن طريق الخطأ، فأبلغ المرسل وأتلف جميع النسخ. لا تستخدم المحتوى ولا تفصح عنه.
طبي: قد يتضمن هذا الفاكس معلومات صحية محمية موجّهة إلى المستلم المذكور. إذا تلقيته عن طريق الخطأ، فاتصل بالمرسل وأتلف جميع النسخ. يُرجى التعامل مع المستندات المرفقة وفق إجراءات الخصوصية في مؤسستك.
قانوني: قد يتضمن هذا الإرسال معلومات محمية بسرية العلاقة بين المحامي وموكله أو بحماية نتاج عمل المحامي. إذا لم تكن المستلم المقصود، فأبلغ المرسل وأتلف جميع النسخ.
هذه التنبيهات تعليمات للتعامل مع المستندات. ولا تنشئ امتيازًا قانونيًا للسرية، أو تحقق الامتثال لـ HIPAA، أو تحل محل اتفاقية شريك أعمال. إذا كنت جهة مشمولة ترسل سجلات مرضى عبر خدمة فاكس، فراجع فاكس HIPAA Secure واتفاقية BAA والضمانات. ضع المعلومات السريرية بعد صفحة الغلاف، ولا تذكر عليها إلا ما يحتاجه المكتب المستلم لتوجيه الفاكس.
قوالب Word وPDF وGoogle Docs
يوضح دليل قوالب Word كيفية تخصيص ملف .docx والحفاظ على تنسيقه بصيغة PDF. يمكنك أيضًا رفع قالب Word الذي نزّلته إلى Google Drive وفتحه باستخدام Google Docs. احفظ نسخة خاصة بك قبل إضافة التفاصيل حتى يظل الملف الفارغ القابل لإعادة الاستخدام كما هو.
للعمل المتكرر، احتفظ ببيانات المرسل في قالب رئيسي خاص، وغيّر المستلم والتاريخ والموضوع وعدد الصفحات لكل فاكس. إعادة استخدام غلاف قديم دون مراجعة هذه الحقول قد توجّه المرفق الصحيح إلى المكتب الخطأ. تصفح معرض يضم 12 قالبًا لنسخ التأمين والصيدلة والعقارات والاستخدام الشخصي.
أرسل صفحة الغلاف مع الفاكس
نزّل الغلاف المعبّأ للطباعة أو ادمجه مع مستندك في أداة الإنشاء. للحصول على غلاف مجاني من محرر الإرسال، ارفع المستند الأصلي على صفحة الإرسال وأضف الغلاف هناك. تحفظ أداة الإنشاء حقولك النصية لهذه الخطوة في علامة تبويب المتصفح الحالية. راجع معاينة المحرر قبل الدفع وأضف شعارك هناك عند الحاجة.
$0.99 لما يصل إلى 10 صفحات، ولا تدفع إلا عند التسليم. راجع حزمة المستندات وعرض السعر قبل الدفع. يمكن لمستخدمي البريد الإلكتروني اتباع تعليمات الإرسال من البريد الإلكتروني إلى الفاكس وإرفاق صفحة غلاف بصيغة PDF مع الحزمة.
كيف تعمل الخدمة؟
- اختر الغرض (أعمال أو طبي/HIPAA أو قانوني أو IRS أو شخصي) وتصميمًا عالي التباين.
- املأ حقول التوجيه. يمكنك إرفاق PDF لإضافة الغلاف في بدايته، أو تنزيل صفحة فارغة قابلة للطباعة.
- تتحدث المعاينة في متصفحك. اطبع أو نزّل دون رفع أي شيء.
أغلفة فاكس سرية ومتوافقة مع HIPAA
أنشئ صفحة غلاف فاكس سري تتضمن بيان سرية للمساعدة في توجيه المستندات الحساسة. استخدم غلافًا عندما يكون جهاز الفاكس المستلم مشتركًا (في العيادات أو مكاتب المحاماة أو الجهات الحكومية) ليتمكن الموظفون من توجيه حزمة المستندات إلى المعنيين. خطاب الغلاف وصفحة الغلاف هما المستند نفسه. لا تستخدم هذه الأداة بدلًا من خطاب SSA ذي الرمز الشريطي أو إقرار القَسَم الانتخابي — راجع إرسال بطاقة اقتراع غيابي بالفاكس ودليل غلاف فاكس HIPAA وإرسال الفاكس إلى SSA.
بيان السرية
انسخ أحد هذه البيانات إلى حقل الإشعار في صفحة الغلاف.
عام
قد يحتوي هذا الفاكس على معلومات سرية مخصصة للمستلم المذكور فقط. إذا تلقيته عن طريق الخطأ، فأبلغ المرسل وأتلف جميع النسخ. لا تقرأ المحتوى أو تستخدمه أو تشاركه.
HIPAA / طبي
قد يحتوي هذا الفاكس على معلومات صحية محمية (PHI) مخصصة للمستلم المذكور فقط. إذا تلقيته عن طريق الخطأ، فأبلغ المرسل فورًا وأتلف جميع النسخ. يُحظر أي استخدام أو إفصاح.
صفحة غلاف فاكس VA لطلبات تعويض الإعاقة
يذكر VA.gov الفاكس كإحدى طرق إرسال طلب تعويض الإعاقة: 844-531-7818 من داخل الولايات المتحدة، أو 248-524-4260 من خارجها. والعنوان البريدي المذكور هو Department of Veterans Affairs, Claims Intake Center, PO Box 4444, Janesville, WI 53547-4444 (تم التحقق على VA.gov في 14 أكتوبر 2026). ضع صفحة غلاف أولًا حتى يتمكن الموظفون من ربط الصفحات بالمحارب القديم الصحيح: اسم مقدم الطلب، ورقم ملف VA أو آخر أربعة أرقام من SSN، ووصف موجز لما ترسله، وعدد الصفحات، ورقم هاتف. ضع إشارة إلى سرية المستند، واحتفظ بتأكيد الفاكس الذي يوضح رقم VA الذي أُرسل إليه.
الأسئلة الشائعة
نعم. يتضمن القالب الطبي المجاني إشعار سرية. لا تجعل صفحة الغلاف وحدها الفاكس متوافقًا مع HIPAA ولا تحل محل اتفاقية شراكة أعمال (BAA). استخدم مسار HIPAA Secure وتدابير الحماية المناسبة للمعلومات الصحية المحمية لدى المؤسسات. يشرح دليل غلاف فاكس HIPAA القالب وإخلاء المسؤولية.