無料のHIPAA対応・機密文書用FAX送付状作成ツール（PDF・Word）
FAX送付状を入力・プレビューし、ロゴを加えて印刷またはPDFでダウンロードできます。空欄のWordテンプレートも無料です。登録不要。
FAX送付状を作成
このツールで作った送付状には、独自ロゴを追加した場合もSingleFaxの表示が入ります。
テンプレート
Everyday business routing. Add a confidential notice if the packet is sensitive.
機密保持に関する注意書き
注意書きは宛先を守る補助手段で、BAAではありません。FAXをHIPAA対応にするものではありません。
宛先情報
送信者情報
入力に合わせてプレビューが更新されます。
必須欄が未入力なら空欄の線を印刷し、手書きで記入できます。
10ページまで$0.99から送信できます（以降は1ページ約$0.08）。送信画面で追加した送付状は課金対象外です。定期契約なし、届いた場合のみお支払い。決済前に書類一式と見積もりを確認してください。
$0.99〜でFAXを送信無料の印刷用FAX送付状をダウンロード
印刷用PDFまたは編集用Wordを選んでください。すべてUS Letterの1ページで、白地に黒文字のテンプレートです。
Wordでの編集ガイド、Googleドキュメントでの手順、項目ごとの記入手順で宛先振り分け用の書類を準備してください。
全12種類のテンプレートと記入例を見るか、上で送付状を作成して$0.99〜でFAXを送信。
FAX送付状とは？
FAX送付状は書類一式の先頭のページです。受信者、送信者、目的、日付、総ページ数を示します。共用FAX機では担当者への振り分けや、ページ不足時の連絡に役立ちます。カバーレター、カバーページ、送信票も同じ役割です。
無料の作成ツール、空欄の印刷用PDF、編集できるWordテンプレートを利用できます。安定した印刷レイアウトにはPDF、組織の連絡先を繰り返し使うならWordが便利です。作成ツールは入力内容を確認でき、PDFの先頭に送付状を加えられるため、単発の送信に適しています。
FAX送付状に記載する内容
まず振り分け情報を入力します。添付の中身を読まなくても担当者へ渡せるだけの情報を送付状に記載してください。できる限り正確な部署名を使います。大規模な医療機関、行政機関、会社では個人名だけでは不十分な場合があります。
| 項目 | 記入する内容 | 役立つ理由 |
|---|---|---|
| Date | The day you send | Distinguishes this packet from earlier submissions. |
| Recipient name and department | Records department | Routes a fax arriving at a shared machine. |
| Recipient fax number | The number confirmed by the recipient | Helps you check the destination before sending. |
| Sender name and company | Your name and organization | Identifies who sent the attached documents. |
| Callback phone or email | A contact you monitor | Lets staff report missing or unreadable pages. |
| Return fax number, if needed | Your active receiving number | Gives the recipient a route for fax replies. |
| Total pages including cover | 6 for a cover plus five document pages | Helps the receiving office check completeness. |
| Subject or RE | Signed authorization | Explains the purpose without exposing document contents. |
| Message and confidentiality notice | Please route to records | Provides handling instructions and a response to misdelivery. |
送信だけなら返信用FAX番号は任意です。折り返しの電話番号やメールも役立ちます。相手がFAXで返信する場合は、返信まで有効な受信用番号を用意してください。処理に数日かかる機関では24時間番号は短すぎる場合があります。
受信者向けの総ページ数には送付状を含めます。文書5ページと送付状1ページなら送信は6ページです。料金計算とは異なり、SingleFaxの送信画面で作成した送付状は課金対象外です。アップロードするPDFに結合済みの送付状は文書の一部として数えます。
FAX送付状の書き方
- 用途とテンプレートを選びます。日常の振り分けには標準、PHIの注意書きには医療、書式・担当部門の情報にはIRS用を使います。汎用テンプレートより受信者の指示が優先です。
- 受信者名、部署、FAX番号を入力してください。機密文書を送る前に、受信者の公式サイトや既知の連絡先で番号を確認します。
- 送信者名と、確実に確認する折り返し連絡先を記載します。書類の特定に役立つ場合は組織名も加えてください。
- 短い件名を書き、書類一式のページ数を数えます。件名は「署名済み許可書」など振り分けに必要な情報だけにし、診断名や完全な口座番号は含めないでください。
- プレビューを確認してから印刷・ダウンロードします。PDFを添付した場合は結合後の書類一式を確認し、送付状が先頭で、文書の全ページがそろっているか確認してください。
手書きの送付状では欄の間を十分に空け、濃いインクではっきり書いてください。不確かなFAX番号は送信前に確認・修正します。機密保持の注意書きで誤送信した文書を取り戻すことはできません。
読みやすさを保てるFAX送付状の書式
FAXでは、特に小さな文字、写真、薄い灰色の線などの細部が失われる場合があります。白地に黒文字、11ポイント以上の読みやすい書体、半インチ以上の余白を使いましょう。明確な項目名と十分な間隔を設けます。大きな装飾背景は場所を取り、送受信者の確認には役立ちません。
ロゴは小さく読みやすくしてください。写真や薄い透かしより、コントラストの高いロゴが有効です。完成PDFを通常の閲覧サイズで開き、拡大せず電話番号、ページ数、部署が読めるか確認します。手書き用紙をスキャンする場合は、端の切れ、影、傾き、文字の欠落も確認してください。
ダウンロード用テンプレートはUS Letterです。A4に印刷する場合は用紙に合わせる設定を選び、端を確認してください。既存PDFと結合するときは、完成後のページサイズも確認します。複数のアプリで繰り返し編集・書き出しすると表やページ数が変わるため、避けてください。
FAX送付状は必要ですか？
相手が求める場合、送信先が共用の場合、担当者名での振り分けが必要な場合に送付状を使います。医療機関、保険会社、給与担当、法務部、行政機関などは、1回線で無関係の書類を多数受信します。明確な送付状があれば、添付の中を探す手間を減らせます。
個人専用のFAX回線へ1ページのメモを送る場合、別の送付状は不要なことがあります。機関指定の送付状、バーコード付き書面、識別ページがある場合もあります。汎用テンプレートで置き換えず指示に従ってください。バーコードの振り分けはSSAへのFAXガイド、選挙固有の要件は不在者投票のガイドをご覧ください。
税務書類では書式と担当部門を示します。Form 2848のCAF宛先とForm 2553の選択届の宛先は異なります。書式と納税者の所在地に合う番号を選び、送付状に部門を記載してください。完全なTINは署名済みIRS書類に記載し、振り分け用の送付状には必要最小限の情報を載せます。
機密保持に関する注意書きの例
一般： このFAXは記載された受信者宛てで、機密情報を含む場合があります。誤って受信した場合は送信者へ連絡し、すべての写しを破棄してください。内容の利用・開示はお控えください。
医療： このFAXは記載された受信者宛ての保護対象保健情報を含む場合があります。誤って受信した場合は送信者へ電話し、すべての写しを破棄してください。添付文書は所属組織のプライバシー手順に従って扱ってください。
法律関係： この送信には、弁護士と依頼者間の秘匿特権または訴訟準備資料に関わる情報が含まれる場合があります。本来の受信者でない場合は送信者へ連絡し、すべての写しを破棄してください。
これらは取扱いの指示であり、秘匿特権を成立させたり、HIPAA遵守を認めたり、BAAを代替したりするものではありません。HIPAA対象事業者がFAXサービスで患者記録を送る場合はHIPAA SecureのFAXとBAAと安全管理措置を確認してください。診療情報は送付状の後ろに置き、送付状には相手の振り分けに必要な情報だけを記載します。
Word・PDF・Googleドキュメントのテンプレート
Wordテンプレートのガイドでは、.docxの編集方法とレイアウトを保ってPDFにする方法を解説しています。ダウンロードしたWordテンプレートをGoogleドライブにアップロードし、Googleドキュメントで開くこともできます。再利用する白紙を残すため、詳細を入力する前にご自身のコピーを保存してください。
繰り返し利用する場合、送信者情報を非公開のマスターテンプレートに保存し、毎回宛先、日付、件名、ページ数を変更します。古い送付状を確認せずに使うと、正しい添付が誤った窓口へ届くことがあります。保険、薬局、不動産、個人向けは12種類のテンプレートをご覧ください。
送付状をFAXに添えて送る
入力済み送付状を印刷用にダウンロードするか、作成ツールで文書と結合します。送信画面で無料の送付状を作るには、送信ページに元の文書をアップロードして追加してください。作成ツールはその手順用に現在のタブ内で入力内容を保存します。支払う前に送信画面のプレビューを確認し、必要ならそこでロゴを追加してください。
10ページまで$0.99で、届いた場合のみお支払い。決済前に書類一式と見積もりを確認してください。メール利用者はメールからFAXを送る手順に従い、送付状PDFを一緒に添付できます。
ご利用の流れ
- 用途（ビジネス・医療/HIPAA・法律・IRS・個人）と、見やすい配色を選択。
- 振り分け情報を入力します。任意でPDFを添付して先頭に送付状を追加するか、空欄の印刷用紙をダウンロードできます。
- ブラウザー内でプレビューを更新。印刷・ダウンロードでき、アップロードはしません。
HIPAA対応・機密文書用FAX送付状
機密保持に関する注意書きのある送付状で、機密書類を担当者へ届けやすくします。医療機関・法律事務所・行政機関など、FAXを共用する相手に送る場合は、送付状を付けると振り分けに役立ちます。カバーレターと送付状は同じ書類です。SSAのバーコード付き通知や選挙の宣誓書を、この作成ツールの送付状に置き換えないでください。不在者投票用紙のFAX送信、HIPAA対応FAX送付状のガイド、SSAへのFAXをご確認ください。
機密保持に関する記載
以下のいずれかを送付状の注意事項欄にコピーしてください。
一般
このファックスには、指定された受信者のみを対象とした機密情報が含まれている可能性があります。誤って受信された場合は、送信者に連絡し、すべてのコピーを破棄してください。内容を閲覧、使用、共有しないでください。
HIPAA / 医療
このファックスには、指定された受信者のみを対象とした保護対象医療情報（PHI）が含まれている可能性があります。誤って受信された場合は、直ちに送信者に連絡し、すべてのコピーを破棄してください。いかなる使用・開示も禁止されています。
障害給付申請用のVAのFAX送付状
VA.govは障害補償申請の提出方法の1つとしてFAXを案内しています。米国内からは844-531-7818、米国外からは248-524-4260です。郵送先はDepartment of Veterans Affairs, Claims Intake Center, PO Box 4444, Janesville, WI 53547-4444です（2026年10月14日にVA.govで確認）。適切な退役軍人の案件に結び付けられるよう、先頭に送付状を置き、申請者名、VAファイル番号またはSSN末尾4桁、書類の簡単な説明、ページ数、電話番号を記載してください。機密と明記し、VAの宛先番号が表示された送信確認を保管します。
よくあるご質問
はい。無料の医療向けテンプレートには、機密保持に関する注意書きが含まれます。ただし、送付状だけでFAXがHIPAAに適合したり、BAAの代わりになったりはしません。組織のPHIは、HIPAA Secureの手順と適切な保護措置で扱ってください。HIPAA対応FAX送付状のガイドで、テンプレートと免責事項を説明しています。